Arcadia consente un censimento dei fornitori molto efficiente e completo. Andremo anche a comprendere le varie figure che collaborano con il professionista, le qualifiche e la sua documentazione per poter contare su tutte le informazioni necessarie in caso di richieste e controlli.
Già dall’elenco delle anagrafiche possiamo avere molte informazioni e possibilità di filtro comodissime.
Potremo filtrare per:
- Riferimenti di contatto. Potremo inserire un qualsiasi riferimento di contatto e troveremo a chi appartiene.
- I TAG sono uno strumento flessibile in grado di collegare un settore di attività ai fornitori. Ad esempio, potremo utilizzarlo per contraddistinguere tutte le imprese edili di modo che, qualora nasca la necessità di inviare a tutte le anagrafiche che di occupano di edilizia una comunicazione o si voglia cercare un’impresa tra quelle censite, si possono contraddistinguere con il TAG “Edilizia”.
- Si possono cercare i fornitori in base alle qualifiche registrate.
- È possibile selezionare tutti i fornitori appartenenti ad una Provincia specifica.
Per registrare un’anagrafica nuova, è sufficiente cliccare sul tasto 
. Si presenterà la scheda seguente ?
- Indicare se è da censire come persona:
- Fisica - prevede la compilazione dei campi Nome, Cognome, Data di nascita, Comune di nascita e Provincia di nascita.
- Giuridica - i campi riferiti a Nome, Cognome, Data di nascita, Comune di nascita e Provincia di nascita non saranno più visibili.
- Compilare la denominazione del fornitore.
- Cognome (se persona fisica).
- Nome (se persona fisica).
- Codice Fiscale. Cliccando sul tasto
i campi 8 - 10 - 11 saranno compilati in automatico. - Partita IVA.
- Data di nascita (se persona fisica).
- Comune di nascita (se persona fisica).
- Provincia di nascita (se persona fisica).
- Va indicato solo se il riferimento per le comunicazioni è presso un altro nominativo. Ad esempio, se scrivo Studio legale Rossi, le comunicazioni saranno inviate a nome del condomino, presso l’indirizzo dello studio legale.
- Nome della via
- Civico
- Località va indicata solo se è frazione di un Comune
- Codice di Avviamento Postale
- Comune
- Sigla della Provincia
- Nazione va indicata solo se differente dall’Italia
- Scegliere se i punti dal 12 al 19 si riferiscono alla residenza o domicilio
- Se i dati compilati dal punto 12 al punto 19 si riferiscono solo alla residenza, è possibile compilare anche quelli relativi al Domicilio / Sede Operativa
Dati Fiscali
Compilando correttamente i dati in questa sezione, verranno proposti all’atto della registrazione della fattura. Se il fornitore non utilizza sempre le stesse tipologie di dati fiscali (ad esempio IVA differenti da fattura a fattura), inserire quelli più utilizzati.
- Tipologia di pagamento da utilizzare per il fornitore. Se quelli preconfigurati non sono sufficienti, è possibile aggiungerne in Configurazione - Condizioni Pagamento. Il Pagamento genera la scadenza della fattura. Ad esempio, la fattura ha data 10/01, collegando un pagamento “Fine mese” la data di scadenza sarà 31/01*.
- Percentuale di IVA da applicare. Inserire quella utilizzata più frequentemente dal Fornitore. Se le percentuali preconfigurate non dovessero essere sufficienti, è possibile aggiungerne in Configurazione - Codici IVA.
- Indicare la percentuale di ritenute applicate dal Fornitore. Se quelle predefinite non fossero sufficienti, è possibile aggiungerne in Configurazione - Codici Ritenute.
- Indicare un Fornitore alternativo da riportare sui Quadri AC. Compilare solo se necessario. Ad esempio, il Fornitore Agenzia col quale sottoscrivi la polizza assicurativa del condominio non deve essere riportato nelle certificazioni fiscali, al suo posto deve comparire la Compagnia Assicurativa. Indicheremo quest’ultima come “Fornitore alternativo” in modo che venga riportata al posto dell’Agenzia.
- Codice del Fornitore da riportare sul Modello CU. Verrà riportato automaticamente se compilati i campi 24 e 30. Per il Codice Tributo 1019 sarà W, per il codice 1040 sarà A.
- Indicare la percentuale da applicare per la Cassa Previdenziale. Compilare solo se necessario.
- Indicare il regime fiscale tra:
- Normale
- Forfettario
- Dei Minimi
- Attivare la spunta se le fatture saranno da considerare per il Modello AC. A seconda delle caratteristiche della fattura, sarà inserita o meno nella certificazione. Lasciare disattiva solo se si desidera escludere il Fornitore dalla certificazione.
- Attivare la spunta se le fatture saranno da considerare per il Modello CU. A seconda delle caratteristiche della fattura, sarà inserita o meno nella certificazione. Lasciare disattiva solo se si desidera escludere il Fornitore dalla certificazione.
- Attivare la spunta solo se si prevede di applicare l’IVA sulla percentuale della Cassa Previdenziale prevista al punto 27.
- Attivare la spunta solo se si prevede di applicare le ritenute sulla percentuale della Cassa Previdenziale prevista al punto 27.
Altre informazioni
- Collegare un referente interno solo se necessario. Il referente è un nominativo collegato al fornitore utile da tenere in archivio, ad esempio collaboratori o referenti. Il nominativo deve essere compilato in Configurazione - Referenti Interni.
- Scrivere o richiamare un TAG. Per crearne uno nuovo, è sufficiente scriverlo ed automaticamente verrà tenuto in memoria.
- Inserire i riferimenti di contatto cliccando sul tasto ＋ tra cui:
- Telefono
- Cellulare
- PEC
- Fax
- H24 (un riferimento specifico sempre raggiungibile)
- Altro (non indicato nei punti precedenti)
Inserire i riferimenti di contatto
- Per inserire il conto corrente del fornitore, dato necessario per poter generare i tracciati di bonifico bancario, cliccare sul tasto + ed indicare:
Il codice IBAN e cliccare sul tasto “Decodifica IBAN” per vedere compilati tutti i campi necessari. Il codice SIA E CUC non si compileranno in automatico, in particolare il codice CUC è necessario per poter creare i tracciati di bonifico. Il codice Swift / BIC è necessario solo per i bonifici esteri.
- Cliccando sul tasto + potremo collegare gli utenti da collegare al Fornitore per abilitarlo all’app per le manutenzioni condominiali. Si rimanda al capitolo Attivazione Fornitori per maggiori dettagli.
- Se si vuole collegare un Fornitore ad un’altra Risorsa, è possibile crearla ed associarla. Ad esempio, il Fornitore principale è un’azienda strutturata con molti collaboratori, possiamo censire l’azienda ed il collaboratore che fisicamente si occuperà delle manutenzioni condominiali. Cliccando sul tasto + verrà proposto il popup ?
Potremo compilare:
- Attribuire il livello corretto della risorsa selezionandolo tra:
- Operatore
- Tecnico Interno
- Tecnico Esterno
- Operaio
- Attribuire la tipologia corretta scegliendola tra:
- Tecnico
- Automezzo
- Esterno
- Nominare la risorsa.
- Cliccando su + si potranno aggiungere i riferimenti di contatto come per il punto 35.
- Collegare l’utente già creato alla Risorsa per abilitarlo all’app per le manutenzioni condominiali.
- Attivare la spunta solo se si desidera sospendere il Fornitore. Non potremo registrare le fatture da parte di un Fornitore sospeso.
Nell’elenco dei Fornitori troveremo i seguenti tasti ?
Con il tasto Stampe potremo creare le Etichette per le buste postali o un elenco anagrafiche che riporta i seguenti dati:
Il tasto Comunicazione consente di inviare una comunicazione a tutte le anagrafiche selezionate.
Il tasto + consente di creare una nuova anagrafica.
Una volta confermati i dati con il tasto 
, verrà creata la scheda del Fornitore e contestualmente si avrà la possibilità di utilizzare nuove funzioni.
Documenti del Fornitore
Si possono archiviare una serie di documenti riferiti al Fornitore, in modo da poterli sempre avere a disposizione per consultazioni, controlli e comunicazioni.
Sarà possibile creare cartelle e sottocartelle che contengono diverse tipologie di documenti. Si voglia consultare il capitolo Documenti per maggiori informazioni e procedure.
Fascicolo del Fornitore
Al fornitore può essere associato un Fascicolo che comprenderà tutte le tipologie di documenti che si ritiene utili. Le icone generate dalle tipologie di documenti contenute nel Fascicolo, sarà visibile nell’elenco Fornitori.
Ai fornitori potranno essere collegati dei Fascicoli creati in Configurazione - Fascicoli / Profili Documenti. Si voglia consultare il capitolo Fascicolo per maggiori informazioni e procedure.
Spese ed estratto conto Fornitore
Troveremo tutte le fatture emesse dal Fornitore. Sarà possibile filtrarle per condominio, intervallo di date, intervallo di date di pagamento o per pagate e non pagate.
Con il tasto Estratto Conto potremo generare un elenco completo di fatture dove potranno essere rilevati tutti i riferimenti di spesa e pagamento, suddivisi per condominio.
Qualifiche
I Fornitori a volte necessitano di particolari Qualifiche per poter operare in condominio, soprattutto in occasione di lavori straordinari previsti dal Superbonus.
Le tipologie di Qualifica da prevedere ed collegare ai Fornitori devono essere configurate in Configurazione - Qualifiche / Tipologie Fornitore. Grazie all’utilizzo dell’app dedicata ai fornitori, si potranno ricevere i documenti richiesti direttamente dal Fornitore e previa validazione, saranno archiviati.
Potrà esserne rilevata la scadenza, la presenza di documenti, se sono stati accettati e validati, i giorni di avviso che precedono la scadenza. La Qualifica potrà essere nei seguenti stati a seconda di come sono stati pervenuti e controllati i documenti ricevuti:
- Non qualificato - la validazione ha avuto esito negativo.
- Verifica Amministrativa - devono essere verificati con altre procedure.
- Qualificato - i documenti hanno passato la verifica.
- Automatica da Fascicoli - i documenti saranno automaticamente accettati.
- In Corso - la validazione è ancora da verificare.
- Da Convalidare - i documenti sono appena giunti e non sono ancora stati vagliati.
Si rimanda al capitolo sulle Qualifiche per maggiori dettagli.
Pagamento automatico Fornitore
All’atto della registrazione della fattura di un Fornitore associato ad una Condizione Pagamento a cui è stata attivata la spunta su Pagamento Automatico, questa genererà un pagamento automatico. Questo non genererà il relativo pagamento delle Ritenute ma solo della Fattura.