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Nel caso in cui nel condominio da gestire sia presenta una contabilità pregressa, è possibile inserire tutti i dati che sono da considerare nei bilanci futuri. Questi dati riguarderanno:
- I conguagli generati dal bilancio precedente.
- Il saldo iniziale di Conti e Fondi.
- Fatture già consuntivate nei bilanci precedenti ma ancora da pagare.
- Pagamenti già effettuati ma di cui generare e pagare i relativi F24.
- Incassi tardivi versati dopo la chiusura ma da considerare nel bilancio precedente (incrementeranno il conguaglio).
Nel caso in cui non sia presente una contabilità pregressa, non è necessario compilare il bilancio iniziale.
Per procedere a creare un bilancio iniziale, cliccare sul tasto:
Si dovranno compilare:
- Data di riferimento - è la data che costituisce il “punto zero” della contabilità. Tutti i movimenti precedenti a questa data non saranno considerati nella contabilità condominiale. Si consiglia di scegliere come data il giorno precedente l’inizio del bilancio ordinario del condominio. Ad esempio, in caso di gestione solare 2022, la data di riferimento sarà il 31 dicembre 2021.
- Data di registrazione - automaticamente sarà proposta la data odierna, è quella in cui risulterà esser stato compilato il bilancio iniziale. Non comporta alcuna conseguenza contabile.
- Nominare il Bilancio Iniziale. La descrizione sarà auto compilata (ma modificabile) una volta determinata la data di riferimento.
Dopo aver confermato questi dati avremo la possibilità di inserire i dati descritti nei punti successivi.
Saldi conguagli Iniziali
Nel menù a sinistra che si va a generare all’apertura del Bilancio iniziale, selezioniamo Saldi Iniziali. Nella schermata troveremo i nominativi di tutte le Anagrafiche presenti in Composizione. Dovremo attribuire per ognuno il conguaglio derivante dal bilancio precedente. In Dare dovranno essere inseriti i conguagli a debito, in Avere quelli a credito.
Le voci potrebbero sembrare invertite ma sono così composte perché per il condominio i conguagli a credito costituiscono un importo da restituire e quindi in Dare, quelli a debito sono da acquisire e dunque in Avere.
Considerando quanto appena espresso, dovremo inserire i conguagli a debito con il segno positivo, quelli a credito dovranno avere il segno negativo. Nell’esempio riportato, Rosa è a debito di 100€ mentre Akai è a credito di 100€
Una volta inseriti i conguagli a debito ed a credito (quelli a zero non sono necessari), confermare i dati cliccando sul pulsante Salva modifiche.
Saldi Banche / Fondi
Scorrendo il menù a sinistra, clicchiamo su Banche / Fondi per inserire i saldi che dovranno essere considerati nel patrimoniale del primo bilancio da gestire.
I valori dovranno essere così riportati:
- Liquidità - inserire il saldo alla data di riferimento (il giorno precedente l’inizio del bilancio da gestire). Il valore dovrà essere positivo nel caso di credito, sarà negativo nel caso di debito nei confronti della banca (conto in rosso).
- Fondi - inserire il saldo alla data di riferimento. Il valore sarà positivo nel caso in cui sia tra le passività, dovrà essere in negativo nel caso di un fondo a credito.
Nell’esempio riportato, il saldo del Condo S.Paolo è 1.300€ a credito, il Fondo di riserva è in passività per 200€ mentre il Fondo Transizione è in positivo (credito) di 11€.
Registrazioni precedenti l’inizio del bilancio
Scorrendo verso il basso nel menù di sinistra, troviamo Registrazioni. Qui sarà possibile riportare tutte le registrazioni che provengono da contabilità precedenti ma da considerare nel bilancio da elaborare con Arcadia.
La schermata generale delle Registrazioni consente di avere 3 visualizzazioni: Spese, Pagamenti Spese ed Incassi Rate. Qui saranno riportate tutte le registrazioni del Bilancio Iniziale.
Incasso rate dopo il conguaglio
Se il bilancio precedente è stato chiuso con altro gestionale o da un altro amministratore ed i conguagli sono stati già creati, può nascere l’esigenza di doverli incrementare per incassi tardivi. I conguagli devono essere riportati come da consuntivo precedente ma è possibile incrementare il saldo registrando un incasso. Questo incasso andrà ad aumentare il saldo del conto corrente ed il conguaglio del condomino.
Per registrare un incasso sul Bilancio Iniziale, cliccare sul tasto + Incasso Rate.
A seconda della data di registrazione dell’incasso, saranno presentate 2 schermate. La prima (con data successiva) considera l’incasso in acconto sul nuovo bilancio.
Dovremo inserire i seguenti dati di cui quelli contrassegnati dall’asterisco * sono obbligatori
- Data dell’incasso come risulta dall’estratto conto bancario.
- Selezionare il conto su cui è stato registrato l’incasso.
- Selezionare l’anagrafica che ha predisposto il versamento.
- Riportare eventuali riferimenti come ad esempio il numero dell’assegno.
- Inserire il valore dell’incasso.
Confermare i dati cliccando sul tasto Conferma per concludere l’operazione o Conferma e Nuovo per preparare un nuovo inserimento.
La seconda schermata che viene proposta in alternativa a quella appena mostrata, l’incasso sarà considerato solo per incrementare il conguaglio del condomino ed il conto corrente.
Si compila allo stesso modo della precedente. Questo sarà visualizzato sullo Stato Patrimoniale.
Registrare un Debito Fornitore
Nel caso in cui sia presente una fattura riportata in un bilancio precedente ma non pagata (un debito verso fornitore), si dovrà registrarne l’importo. Clicchiamo sul tasto + Debito Fornitore.
Dovremo compilare tutti i dati richiesti. Maggiori dettagli saranno disponibili nel capitolo dedicato alle Spese / Fatture.
- Riferimento dell’Immobile
- Tipologia della fattura da scegliere tra:
- Fattura
- Nota di Credito (da inserire con valori negativi)
- Proforma
- Rimborso Sinistro (da inserire con valori negativi)
- Semplificata (senza un fornitore)
- Numero della fattura
- Data in cui è stata emessa la fattura
- Data di registrazione della fattura
- Se prevede una detrazione fiscale, indicare quale
- Descrizione del servizio per cui si è emessa la fattura.
Eventualmente si potrà anche riportare l’anteprima grafica della fattura originale.
- Selezionare un fornitore già censito
- Selezionare modalità di pagamento
- Scegliere il conto corrente su cui effettuare il pagamento
- Percentuale prevista di ritenute
- Codice tributo del fornitore
- Ritenute (non il valore delle ritenute ma indicare se pagarle totalmente 100% o in quale percentuale).
- Percentuale prevista per la Cassa Previdenziale
Una volta selezionato il Fornitore, se la sua scheda anagrafica è completa, verranno precompilati i campi B - C - D - E - F - G.
- Importo imponibile della fattura
- Percentuale di IVA da conteggiare
- Attivare la spunta se si desidera conteggiare anche le ritenute come configurate nei campi D - E - F. In alternativa scriverne l’importo nel campo Tot. Ritenute.
- Se in fattura sono presenti più Imponibili, cliccare sul tasto + ed aggiungere i mancanti.
- Controllare che il netto a pagare sia corretto.
Generazione degli F24 per fatture di bilanci precedenti
Se si verifica la condizione in cui una fattura è stata inserita in una gestione precedente ed anche pagata ma di cui si dovrà pagare l’F24 durante il bilancio da gestire, si dovrà inserire la fattura come indicato nel punto precedente, registrando un Debito Fornitore.
Successivamente si potrà procedere al suo pagamento cliccando sul tasto + Pagamento Spese.
Dovrà essere selezionata la fattura dall’elenco di quelle inserite precedentemente e determinare:
- La data in cui è stato fatto il pagamento
- Selezionare il Conto corrente / Fondo da cui è stata pagata
- Inserire l’importo pagato. Se diverso dal netto a pagare, verrà creata una nuova scadenza per la differenza.
Cliccando sul tasto Conferma si procederà a registrare il pagamento.
Ora il Bilancio Iniziale è completo. Per completare la procedura dobbiamo cliccare su Apertura e torneremo alla prima videata. Qui troveremo disponibile il tasto Elabora. Dopo averlo cliccato saranno riportati i conteggi e le elaborazioni.
Conferma Bilancio Iniziale e trasferimento su una gestione
Ora dovremo determinare in quale Bilancio dovranno essere considerati questi dati. In alto sulla destra troveremo il tasto Conferma.
Verrà proposta una scheda in cui dovremo scegliere la Modalità tra:
Registra nuovo bilancio
Dove si dovrà determinare la data di inizio e fine del bilancio e come chiamarlo oppure,
Trasferisci saldi in bilancio esistente
Dove si dovrà selezionare un bilancio già aperto su cui considerare saldi e conguagli appena inseriti.
Cliccando sul tasto Conferma i dati saranno disponibili nel bilancio collegato. Completata questa operazione il Bilancio iniziale non sarà più modificabile.
Modifica Bilancio Iniziale
Per poter modificare un Bilancio Iniziale già configurato e collegato ad altra gestione, sarà necessario cliccare sul tasto:
Successivamente si dovrà scollegare il Bilancio iniziale dalla gestione a cui è stato collegato. Per ottenere questo sarà sufficiente cliccare sul tasto posto in alto sulla destra nella schermata:
Apertura
Dopo aver compiuto questa operazione, sarà possibile modificarne i dati, salvarli e rielaborare procedendo a ricollegarlo ad un bilancio.
Attenzione!
Se il Bilancio Iniziale è stato collegato ed una gestione e su questa è stato preparato un preventivo che ha conteggiato i conguagli, qualora si voglia riaprire il Bilancio Iniziale, il preventivo non verrà modificato in automatico, sarà necessario rielaborarlo.
Le rate che hanno conteggiato i conguagli provenienti da Bilancio Iniziale, non devono trovarsi in stato “Confermate”, altrimenti sarà impossibile ricalcolarle.
Riassumendo nella situazione più complessa per poter riconteggiare correttamente il Bilancio Iniziale si dovrà procedere a:
Scollegare il Bilancio Iniziale dalla gestione.
Modificarlo con i dati aggiornati.
Annullare MAV o bollettini emessi (sempre che non siano stati già inviati).
Annullare le rate confermate che hanno conteggiato i conguagli provenienti dal Bilancio Iniziale.
Rielaborare il Bilancio Iniziale.
Ricollegarlo alla gestione.
Rielaborare le rate su cui conteggiare i conguagli e confermarle.
Riemettere MAV o Bollettini.