Questa è una delle funzioni più caratteristiche di Arcadia. Dopo aver generato un “piano dei conti virtuale”, dove saranno riportate tutte le voci di spesa (mastri e sottoconti) più frequenti nei condomini amministrati, si può collegare al “piano dei conti reale” dello stabile.
Il “piano dei conti virtuale” viene creato in Configurazione - Ripartizioni Predefinite.
Si compone esattamente come i normali Conti Economici che abbiamo già compilato in Stabili / Condomini.
Per creare un nuovo mastro basterà cliccare sul tasto + Nuovo Gruppo. Per inserire un nuovo sottoconto si dovrà cliccare sul + del mastro corrispondente.
Si consiglia di riportare tutte le voci di spesa comuni in tutti i Conti Economici come ad esempio:
- Emolumento
- Assicurazione
- Utenze
Altre voci comuni da considerare nelle Ripartizioni Predefinite:
- Manutenzioni
- Pratiche fiscali
- Pulizie
Una volta preparati i “conti economici virtuali”, si potrà procedere al collegamento di ogni voce ai conti economici del condominio. Per procedere si torni in Generale - Immobili - Ripartizioni Predefinite Standard dove vedremo riportate le Ripartizioni Predefinite.
Selezionare il sottoconto da collegare e cliccare sul tasto 
. Ora sarà possibile determinare la quota da ripartire ed il sottoconto tra i conti economici del condominio. Attenzione al “Segno”, normalmente nelle ripartizioni deve essere in “Dare”. Modificarlo solo se si vuole produrre un effetto differente.
Sarà possibile inserire anche una Descrizione Spesa per ogni sottoconto indicato. Questo testo verrà aggiunto a quello riportato in fattura nelle stampa Elenco Spese.
Una volta collegati i sottoconti corretti, attribuendo per ognuno la quota spettante, è possibile cliccare su ✏️ e selezionare Raggruppamenti, Esenzioni o criteri di ripartizione differenti rispetto a quanto impostato dal mastro.
Cliccando sul tasto 
si confermerà l’operazione e si potrà procedere al collegamento successivo.
Il vantaggio
Solitamente un condominio prevede un piano dei conti, questo può variare per tutte i bilanci straordinari. In pratica, ogni condominio prevede che chi si occupa della registrazione delle fatture, debba conoscere esattamente almeno un paio di piani dei conti per ogni stabile.
Più aumenta il numero di immobili amministrati e più diventa complesso attribuire correttamente una fattura al sottoconto corretto. Con le Ripartizioni Predefinite Standard l’operatore dovrà conoscere solo un “piano dei conti virtuale” che per quanto complesso possa essere, sarà solo uno.
Si avrà il vantaggio di registrare tutte le fatture in modo più rapido e sicuro, riducendo notevolmente la possibilità di errore.
Ad esempio, solitamente i Conti Economici del condominio Alfa prevedono che le fatture per la fornitura elettrica vengano ripartite sul mastro 1 - sottoconto 3, per il condominio Beta saranno da collegare al mastro 2 - sottoconto 4, per il condominio Gamma sul mastro 5 - sottoconto 6. Grazie alle Ripartizioni Predefinite Standard l’operatore sceglierà solo e sempre il mastro 8 - sottoconto 9 per tutte le fatture di energia per qualsiasi condominio.
In automatico, le fatture del condominio Alfa saranno collegate al mastro 1 - sottoconto 3, per il Beta sul 2 - 4 ed il Gamma 5 - 6 grazie ai collegamenti configurati in Ripartizioni Predefinite Standard una volta sola per tutti i bilanci da gestire.
I collegamenti saranno utilizzabili all’atto della ripartizione della fattura, dopo aver cliccato sul tasto 
in corrispondenza del Bilancio corretto, richiamando con il tasto Ripartizioni Predefinite quella desiderata tra le disponibili.
Cliccando su Applica la fattura verrà ripartita in modo corretto sul Conto Economico previsto per quel preciso condominio.