I documenti facenti parte di una stessa tipologia, possono essere raccolti in fascicoli. Dobbiamo pensare al fascicolo come il classico faldone del condominio. I faldoni hanno dei raccoglitori che contengono i documenti che fanno parte della stessa tipologia. Avremo il raccoglitore “assicurazione” che conterrà tutte le polizze sottoscritte negli anni, quello “certificazioni impianti” che conterrà tutte le relazioni tecniche, ecc.
Arcadia consente di fare tutto questo in modo più efficiente e sicuro. Nel Fascicolo troveremo tutti i documenti che pensiamo debbano esservi contenuti. Sarà da decidere quali tipologie possono e devono essere presenti.
Per iniziare si dovrà configurare il Fascicolo utilizzando il programma in Configurazioni - Fascicoli / Profili documenti. Qui verrà richiesto di associare dei “Tipi documento”, a loro volta configurabili in Configurazioni - Tipi documento.
Si dovrà pertanto procedere preventivamente a:
- Creare i Tipi documento1 (si rimanda al capitolo dedicato per maggiori dettagli)
- Creare i Fascicoli2 (si rimanda al capitolo dedicato per maggiori dettagli)
- Associare il Fascicolo al condominio
1Scheda per la compilazione dei Tipi documento.
2Scheda per la compilazione del Fascicolo condominiale.
Iniziamo cliccando sul tasto + Nuovo Profilo Fascicolo e selezioniamo quale vogliamo venga associato al condominio ?
Dando conferma con il tasto 
troveremo il fascicolo tra quelli utilizzabili per il condominio ?
Nell’esempio sopra riportato ? troviamo il fascicolo “Condominiali” che contiene i Tipi documento: Antincendio, Certificazioni, Regolamento e Sanitarie. Questi sono i Tipi documento che abbiamo deciso di associare.
Le date di scadenza e di avviso che troviamo, sono quelle impostate quando abbiamo caricato il documento. Basterà cliccare sulla riga del documento per averne l’anteprima.
L’icona 
contraddistingue i documenti che possono essere caricati tramite app e relativa vidimazione. Un documento è considerato obbligatorio se così è stata impostato durante la creazione del Fascicolo in Configurazioni - Fascicoli / Profili documenti.
Ad ogni condominio possono essere associati più Fascicoli. Per ogni Tipo Documenti possono essere presenti più documenti, tutti disponibili cliccando sulle etichette in alto ?
L’icona del fascicolo cambierà colore a seconda dell’avvicinarsi della data di scadenza prevista dai documenti in esso contenuti:
- Grigia - i documenti non hanno una scadenza stabilita.
- Verde - i documenti hanno una data di scadenza ancora raggiunta.
- Gialla - i documenti hanno una data prossima alla scadenza.
- Rossa - i documenti hanno superato la data di scadenza stabilita.
Le icone saranno visibili anche nell’elenco immobili per dare un’indicazione di quali sono i documenti da aggiornare per ogni condominio.