Sarà possibile tener traccia di tutte le richieste di manutenzioni che avvengono in condominio.
I ticket consentono di creare una serie di collegamenti tra diversi stadi di una mappa logica. Potremo prevedere una condizione iniziale che si potrà evolvere in una serie di possibilità, ognuna di queste darà l’avvio ad certo numero di operazioni, tutte queste seguiranno i percorsi logici applicati dallo studio di amministrazione immobili per gestire le lavorazioni di ogni pratica.
Ad esempio, potremo generare un semplice workflow (così si definisce il “motore” che fa funzionare i ticket) per la gestione delle telefonate.
Arriva la telefonata, l’operatore apre un nuovo ticket che gli darà la possibilità di inserire un messaggio ed informare l’amministratore che il condomino vuole essere richiamato.
L’amministratore verrà avvisato con una notifica che conterrà chi ha chiamato, il messaggio e chi ha ricevuto la telefonata.
Questi workflow possono prevedere moltissimi casi e diventare complessi ma nella pratica, la loro gestione è semplicissima perché ogni passo deve prevedere un numero limitato di operazioni. Non importa quanto possano essere complessi i casi, gli utenti che verranno coinvolti nella lavorazione del ticket dovranno scegliere tra un numero sempre limitato di possibilità.
Video tutorial sul funzionamento dei ticket per le manutenzioni
Per creare un ticket è sufficiente cliccare sul tasto + Nuovo e verrà generata la scheda seguente
Potremo configurare:
- Una anagrafica di riferimento (ad esempio un segnalante o il portiere).
- Definire l’urgenza del ticket:
- Programmabile (entro 48 ore)
- Urgente (entro 12 ore)
- Programmabile (7 giorni)
- Normale
- Selezionare il condominio.
- Oggetto della richiesta di intervento.
- Descrizione della richiesta di intervento.
- Scegliere il tipo di workflow da utilizzare. Se i modelli di default non fossero sufficienti a seguire le procedure adottate dello studio, è possibile configurarli in Configurazioni - Workflow.
- Selezionare l’operatore che sta aprendo il ticket.
- Se la richiesta di manutenzione è per una determinata UI, indicare quale tra quelle disponibili in Struttura. Se le unità interessate sono più di una, indicare quella più coinvolta.
- Indicare la tipologia dell’impianto che necessita di manutenzione.
- Se la manutenzione riguarda uno degli Impianti censiti nel condominio, è possibile indicare quale.
- Indicare il fornitore. I Fornitori associati agli Impianti condominiali saranno elencati. Se il Fornitore da contattare non è tra questi, selezionarlo tra tutti cliccando su Ricerca Fornitore.
- Indicare i dati dell’Intermediario.
- Se si vogliono associare delle anagrafiche di condomini al ticket, selezionarle dal tasto + e determinare se si tratta di un Segnalante, Danneggiato o Danneggiante. Sarà anche possibile inserire numeri di contatto oltre quelli già presenti in archivio.
- Verrà riportato il ruolo dell’anagrafica per il ticket come impostato al punto precedente, sarà possibile variarlo manualmente.
- Riferimenti di contatto come impostati in Anagrafiche.
- È possibile inserire degli ulteriori indirizzi di contatto che andranno ad integrare quelli presenti in anagrafica.
- Cliccando sul tasto Seleziona File è possibile integrare il ticket con documenti di vario formato (video, immagini, testi).
Cliccando su Inserisci Ticket si darà conferma per l’apertura della segnalazione. Accadranno 3 cose*:
- Verrà inviata una e-mail all’indirizzo collegato all’utente dell’Operatore interno che ha aperto il ticket per dargli conferma del corretto avvio della pratica.
- Il fornitore associato al Ticket riceverà un’email di alert contenente le informazioni contenute nella descrizione.
- Le anagrafiche dei condomini collegate al Ticket riceveranno un’e-mail che li avvisa dell’apertura della pratica di manutenzione.
*Azione prevista dal workflow di default Interventi per parti Condominiali.
Da ora in poi il workflow deciderà quali pulsanti (che prevedono delle azioni da scegliere) saranno visualizzati sull’interfaccia del fornitore e su quella dello studio di amministrazione stabili. L’amministratore riceverà una conferma per ogni azione intrapresa dai fornitori grazie ad un comodo resoconto collegato al Ticket.
Insieme a queste informazioni, sarà possibile visionare e scaricare tutti i file ricevuti dai fornitori, cliccando sui pulsanti Scarica e Visualizza.
I Fornitori coinvolti nel Ticket, riceveranno notifiche e potranno procedere alla compilazione dei dati richiesti come una descrizione del lavoro svolto, ora e data per sopralluogo o intervento, invio di documentazione, richiesta di intervento di altri professionisti necessari per la risoluzione della problematica.
Tutte queste possibilità di scelta verranno mostrate solo al momento giusto, evitando che il Fornitore sia confuso da troppi pulsanti, rendendo quindi l’apprendimento e l’utilizzo dell’app più rapido e fluido. La stessa regola varrà anche per l’Amministratore ma con possibilità di scelta più ampie?
Tutto il percorso si conclude con la chiusura dell’intervento. Solo l’amministratore potrà dichiarare concluso l’intervento, avendo la possibilità di controllare tutte le operazioni svolte, i lavori eseguiti, controllato la contabilità, valutato i rimborsi o le responsabilità, ecc.
I workflow possono essere molto complessi e prevedere situazioni che comprendono più Fornitori, coinvolgere più Anagrafiche, interventi secondari e scambio di informazioni e documenti. Tutto per informare correttamente tutte le parti coinvolte.
Ad esempio, il Fornitore 1 comunica che interverrà il 10 gennaio alle ore 10. Riceverà una notifica il portiere che così potrà predisporre le comunicazioni al condominio, verrà informato il proprietario dell’appartamento in cui verranno svolti i lavori, potrà partecipare il Fornitore 2 che dovrà essere presente. Tutto senza che l’amministratore debba inviare una sola e-mail!
Cliccando sull’icona 
disponibile all’interno del Ticket, sarà possibile stampare tutte le attività ed i dati inseriti.