Se non avvengono compravendite, solitamente nel condominio tra un bilancio ed il successivo si mantengono costanti le anagrafiche, la struttura (le unità e le scale), la composizione (chi è il proprietario della UI), i conti economici, i conti patrimoniali, ecc.
Tutto questo Arcadia la considera come “configurazione standard”.
Nella schermata che appare subito dopo aver selezionato Immobili / Condomini nel menù principale, appare questa visualizzazione dove si potrà vedere l’elenco dei condomini inseriti, il mese di chiusura del bilancio ordinario, la presenza del fascicolo del condomini e lo stato di avanzamento delle scadenze, il numero delle UI e delle pertinenze, ecc.
Semplicemente cliccando sulla riga dell’Elenco Immobili, è possibile ottenere immediatamente le seguenti informazioni:
- Chi sono i Referenti
- Da che tipologia da quante UI è composto il condominio. Viene rilevata anche la presenza delle pertinenze, utile informazione per la compilazione degli ISA.
- Quali sono i bilanci aperti e chiusi.
Se è stato configurato un Fascicolo, verranno mostrate delle icone riassuntive di vari colori. Le icone contraddistinguono una tipologia di documenti.
- Grigie - i documenti non hanno una scadenza stabilita.
- Verdi - i documenti hanno una data di scadenza ancora raggiunta.
- Gialle - i documenti hanno una data prossima alla scadenza.
- Rosse - i documenti hanno superato la data di scadenza stabilita.
Per accedere ai dati di un condominio è sufficiente cliccare sulla ✏️ sulla sinistra. Per crearne uno nuovo cliccare sul pulsante 
Verrà mostrata immediatamente questa schermata:
Funzioni speciali
Esistono delle funzioni particolari i cui comandi sono ospitati nella sezione Dati Immobile. Qui troveremo:
Gestione foto
Sarà possibile caricare un’immagine per caratterizzare il condominio sull’app dedicata ai condomini.
L’immagine non verrà visualizzata sul portale web.
Esporta Documenti
È una funzione comoda soprattutto per le assemblee o il passaggio di consegne. Cliccando sul pulsante potremo stabilire quali file dovranno essere esportati e caricati su un qualsiasi supporto informatico. In questo modo, anche se offline, ad esempio potremo avere accesso a tutti i documenti di un certo bilancio, così da poterli mostrare su richiesta in assemblea, senza dover portare tutto il faldone cartaceo ed essendo certi che ci siano tutti i documenti presenti in Arcadia.
Potremo fare la stessa operazione anche in caso di passaggio di consegne, generando un file compresso contenente tutti i documenti archiviati o generati con Arcadia.
È possibile filtrare i documenti da scaricare impostando:
- Impostare un anno se si desidera esportare i documenti di un anno specifico.
- Indicare la data di inizio dal quale considerare i documenti da esportare.
- Indicare una data di termine per esportare solo i documenti con data precedente.
- È possibile esportare solo una certa (o più di una) tipologia di documenti potendo sceglierla tra:
- Spese
- Bilancio
- Condominio
- Polizze
- Sinistri
- Solleciti
- Comunicazioni
- Selezionare se visualizzare anche i bilanci chiusi o solo quelli aperti.
- Selezionare i bilanci di cui si vogliono esportare i Documenti.
Al termine verrà prodotto un file compresso (.zip) comprendente le varie tipologie di documenti selezionati, suddivise in cartelle dedicate.
Passaggio Consegne
Si avrà la possibilità di trasferire la documentazione prodotta ed archiviata, riferita al condominio, per un altro Utente Arcadia.
Chi riceverà le Consegne avrà a disposizione i dati inseriti dal precedente amministratore, evitando così l’inserimento manuale. Questa possibilità è disponibile solo per i data base compilati con Arcadia.
Passaggio Consegne prevede 2 modalità:
- Senza Contabilità - comprende: Struttura immobile, Anagrafiche, Tabelle Millesimali, Composizione, Conti Economici, Referenti, Ripartizioni personalizzate, Raggruppamenti, Documenti (Immobile, Impianti e Spese).
- Con Contabilità - oltre ai dati già riportati per la modalità “Senza Contabilità”, comprende anche: i dati inseriti a bilancio, scritture contabili, fatture, incassi, preventivi.
È possibile l’importazione dati anche da data base non Arcadia attraverso specifici file Excel, che dovranno essere compilati a cura del possessore del data base originale.
I file Excel da compilare, sono disponibili qui. I file compilati dovranno essere inviati all’assistenza per l’import.