Per richiamare i nominativi da convocare tra i Ruoli e la Tabella millesimale definiti nella configurazione dei Dati Assemblea, potremo cliccare sul tasto “a”.
Avremo la possibilità di scegliere tra le Anagrafiche presenti tra le Posizioni attive (tutti i nominativi presenti alla data di convocazione dell’Assemblea), Posizioni attive e seccate con saldo (tutte le Anagrafiche comprese quelle cessate alla data di convocazione dell’Assemblea con un conguaglio diverso da zero) ed infine, Convocazione parziale (qualora si voglia convocare solo alcune parti del condominio, come costituite nella Struttura)*
*Nel caso si voglia adottare la Convocazione Parziale, verrà richiesto di specificare quali parti del condominio devono partecipare all’assemblea (ad esempio solo alcune scale) e quali tipologia di Composizione deve essere utilizzata, selezionandola tra Attive o Attive e cessate con saldo.
Vedremo riportati tutti i nominativi che soddisfano i criteri impostati con i relativi millesimi e l’indicazione di quante comunicazioni sono state inviate loro per la convocazione dell’Assemblea. La visualizzazione sarà possibile sia per Anagrafica che per UI.
Cliccando sull’icona 
potremo vedere quali tipo di percentuali (Conduzione, Proprietà, Straordinarie) sono state attivate su Anagrafica o UI.
È possibile cancellare i convocati cliccando sul tasto Elimina Convocati (b), operazione necessaria qualora si voglia cancellare tutta l’assemblea.
Ora che abbiamo i nominativi, possiamo cliccare su Genera Convocazioni (c) e, utilizzando il modello di convocazione desiderato, possiamo creare i testi per ogni condomino. Nel caso in cui si sia inserito un link per l’assemblea online, verrà riportato in formato cliccabile ?
Siamo pronti a mandare il testo cliccando sul tasto Invia Convocazioni (d). Impostando la comunicazione secondo i parametri voluti, sarà possibile inviarla a tutti i condomini.
Si consiglia di configurare un modello personalizzato per la mail di convocazione, sarà utilizzabile per tutte quelle future. Si possono creare più modelli di email e di testo di convocazione, selezionabili all’atto della generazione ed invio.
- Scegliere tra le possibilità:
- Scarica Documento - tutte le attivazioni verranno salvate sulla cartella prevista dal browser per il download (solitamente è la cartella Download). Il modello potrà essere scaricato in formato pdf o modificabile.
- Invia la comunicazione come da Anagrafica - invia un’email come previsto dalla configurazione anagrafica.
- Invia Comunicazione Personalizzata - si potrà personalizzare l’invio scegliendo arbitrariamente la modalità da utilizzare, indipendentemente da quanto indicato in anagrafica.
- Aggiungi a Comunicazione Esistente - nel caso sia già presente una comunicazione preparata ma ancora non inviata, si potrà associarla per ottenere un solo invio che comprende entrambe le comunicazioni.
- Oggetto della comunicazione.
- Selezionare il canale di invio della comunicazione.
- Scegliere il modello e-mail da utilizzare tra:
- Semplice
- Avanzato
- Selezionare un modello della e-mail personalizzato per la comunicazione della convocazione o utilizzare quello predefinito.
Cliccando su Conferma si procederà a scaricare le convocazioni per l’Assemblea (se al punto 1 si è scelto Scarica documento) o alla preparazione della comunicazione da inviare ai condomini (se al punto 1 si è scelto Invia comunicazione).