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Il primo passo per inserire una Fattura è cliccare sul tasto + Fattura e compilare:

Dati del documento

1. Selezionare il condominio
2. Scegliere la Tipologia di Fattura:

• Fattura
• Nota di Credito - da inserire con i valori negativi
• Proforma - da cambiare successivamente in Fattura
• Rimborso sinistro - da inserire con i valori negativi
• Semplificata - non è necessario collegare un Fornitore

3. Riportare numero della Fattura.
4. Data indicata in Fattura.
5. Data di registrazione.
6. Selezionare Tipologia Detrazione fiscale corretta.
7. Descrizione del servizio reso per l’emissione della Fattura.

Dati del Fornitore (verranno compilati in automatico se presenti nell’Anagrafica Fornitore)

8. Selezionare un Fornitore già censito o cliccare su + per crearne uno nuovo.
9. Tipologia di pagamento da associare alla Fattura - genera la data di scadenza della Fattura “A”.
10. Selezionare il conto corrente associato al Fornitore su cui verrà inviato il bonifico - in automatico verrà riportato il predefinito.
11. Percentuale di Ritenute da applicare in fattura.
12. Codice Tributo del Fornitore - se non presente si può creare in Configurazione - Codici Ritenute.
13. Indicare la percentuale dell’importo della Ritenuta da applicare - normalmente 100%.
14. Percentuale di Cassa Previdenziale da applicare in Fattura.
15. Attivare se si desidera applicare l’IVA alla Cassa Previdenziale indicata al punto 14.
16. Attivare se si desidera applicare le Ritenute alla Cassa Previdenziale indicata al punto 14.

Imponibile

1. Scrivere l’importo.
2. Selezionare se l’importo inserito al punto “a” si riferisce ad:

• Imponibile
• Esenzione Art. 10
• Esenzione Art. 15
• Altre Esenzioni
• Sconto Detrazione fiscale - da inserire con valori negativi
• Correzione - valori correttivi presenti in Fattura

3. Percentuale di IVA da applicare all’importo del punto “a” - il campo viene compilato in automatico se presente nell’Anagrafica Fornitore.
4. Attivare se si desidera siano conteggiate le Ritenute indicate al punto 11.

Cliccando sul tasto (e) è possibile aggiungere nuovamente i punti a - b - c - d per nuovi importi presenti in Fattura. Ad esempio, la presenza di un servizio con imponibile che prevede un’IVA al 22% ed un altro con IVA al 10%. È possibile aggiungere tanti importi quanti sono quelli presenti in Fattura, senza la necessità di arrotondamenti o calcoli manuali.

6. Totale importo - Importo a + IVA c.
7. Calcolo dell’importo della Cassa Previdenziale su percentuale indicata al punto 14.
8. Totale IVA da applicare - somma degli importi in “c”.
9. Totale documento - Importo “a” + IVA “c” + Cassa Previdenziale “g”).

12. Totale Ritenute - somma delle Ritenute impostate al punto 11 per ogni Imponibile.
13. Netto a pagare - Totale documento “i” - Totale Ritenute “l”.

Scadenza Fattura

Impostando tutti i dati sopra citati, verranno compilati:

1. La data risultante in base all’impostazione del pagamento selezionato al punto 9. Se il pagamento non prevede il posticipo rispetto alla data della Fattura, questa sarà utilizzata per impostare la scadenza. È possibile modificarlo manualmente.
2. Importo della Scadenza.
3. Cliccando sul tasto Ricalcola Scadenza (C) si possono rigenerare come da impostazione, cancellando le modifiche manuali.

Pagamento Fattura

Le Fatture possono prevedere la registrazione del pagamento direttamente all’atto della registrazione, spesso perché risultano già essere state pagate quando l’amministratore le riceve. Ad esempio, scontrini ricevuti per piccole spese, Fatture con RID, spese bancarie. In questo caso è possibile configurare direttamente il pagamento impostando:

?.    Portare il selettore su “SÌ”.

?.    Inserire la data di pagamento.

?.    Inserire l’importo da pagare - potrebbe essere differente dal Netto a Pagare “m”.

?.    Inserire il conto dal quale pagare il Fornitore - in automatico sarà proposto il conto predefinito del Condominio. 

Allegati e Documenti

Sulla parte destra della schermata di registrazione, troveremo un’area dedicata a riportare l’anteprima dei documenti collegati alla Fattura. Per caricarli è sufficiente cliccare su Seleziona file o trascinare il File nello spazio indicato. 

Fattura compilata

Una volta che abbiamo confermato i dati da inserire, possiamo cliccare sul tasto Conferma (la schermata rimarrà sui dati inseriti) o su Conferma e inserisci nuova Fattura (si passerà a configurare una nuova fattura). L’aspetto che ne deriva sarà leggermente diverso rispetto a prima? 

I nuovi dati riportano:

1. Possiamo procedere al pagamento (qualora non sia stato già fatto) dell’intero importo della Fattura o in modo parziale, inserendo: la data in cui si vuole figuri il pagamento, l’importo da pagare ed il conto dal quale pagare.
2. Cliccando sul tasto Crea Pagamento verrà generato e lo potremo ritrovare in Contabilità - Pagamenti - Archivio Pagamenti. Anche in questo caso non si possono pagare anche le Ritenute che dovranno essere versate selezionandole da Contabilità - Pagamenti - Scadenzario.
3. Data della scadenza della Fattura.
4. Data di scadenza delle Ritenute (basate sulla data di pagamento della Fattura).
5. Troveremo il flag attivo se la Fattura ha un pagamento associato.
6. Il protocollo del pagamento associato.
7. Conto corrente da cui è stato fatto il pagamento,
8. Bilancia Scadenze consente di eliminare incongruenze tra importi presenti in Registrazione e in Ripartizione.
9. Selezionare i pagamenti e cliccare sul tasto Elimina Pagamenti Selezionati per cancellarli e poterli ricreare o proseguire alla cancellazione dell’intera Fattura.
10. Se la Fattura non è stata pagata o lo è stata parzialmente, è possibile modificare le scadenze, o crearne di nuove cliccando sul tasto Modifica. Vedremo apparire una schermata ? 

1. Le scadenze attuali generate dall’impostazione del Pagamento.
2. Data della Scadenza - modificabile manualmente.
3. Stato della scadenza e possibilità cliccando sul tasto Sospendi (il tasto cambierà in Attiva) di sospendere la scadenza o è già stata sospesa, poterla riattivare cliccando su Attiva (il tasto cambierà in Sospendi).
4. Importo della scadenza - è possibile modificarlo manualmente e generare una nuova scadenza (H) per coprire l’intero importo della Fattura.

6. Se la scadenza selezionata è stata pagata, la spunta sarà attiva.
7. Se la scadenza selezionata è stata pagata, verrà riportata la data di pagamento.
8. Cliccando sul tasto + Nuova potremo aggiungere una nuova scadenza. Ogni scadenza può generare un pagamento dedicato che ritroveremo disponibile in Scadenzario.

Ogni scadenza generata, crea un frazionamento delle Ritenute da versare. L’importo totale sarà identico a quello indicato in Fattura nel campo Totale Ritenute (l).

Ad esempio, una Fattura con un importo di 100€ genera una Ritenuta di 4€ con un Netto a Pagare di 96€. Se frazioniamo il Netto a Pagare in 2 scadenze di 48€, troveremo 2 scadenze (con data 16 del mese successivo al pagamento della scadenza) anche per le Ritenute con un importo di 2€ ognuno.