Arcadia consente di pianificare una serie di operazioni di modo che vengano svolte in automatico ad una data ed ora stabilite. Per configurare una Operazione Pianificata clicchiamo sul tasto 
e potremo definire
- Scegliere tra:
- Applicazione Mobile: Notifiche Rate - verrà inviata una notifica sull’app condomini con un preavviso concordato rispetto alla data di scadenza della Rata.
- Applicazione Mobile: Notifiche Comunicazioni - verrà inviata una notifica sull’app condomini con un preavviso concordato rispetto alla data di pubblicazione prevista per la Comunicazione.
- Email: Promemoria Rate - verrà inviata una e-mail con un preavviso concordato rispetto alla data di scadenza della Rata.
- Email: Fascicoli Documenti in scadenza/scaduti - verrà generata un'email che avviserà dell'approssimarsi della scadenza o l'avvenuta scadenza di un documento riportato in un Fascicolo.
- Email: Report dati fiscali Fornitori incompleti - verrà generata un'email di alert che comunicherà la presenza di anagrafiche incomplete dei Fornitori, qualora manchino CF o p.IVA.
- Email: Report Qualifiche Fornitori - verrà generata un'email di alert all'approssimarsi di una scadenza sulla Qualifica di un Fornitore.
- Email promemoria rate SCADUTE - verrà inviata un'email a quei condomini che non risultano aver saldato le rate condominiali dopo un numero di giorni concordato, successivo alla data di scadenza delle rate.
- Attivare la spunta per attivare il servizio.
- Selezionare l’ora di invio dell’avviso.
- Scegliere i giorni in cui l’avviso può essere inviato.
- Descrizione dell’Operazione Pianificata
- I giorni di anticipo rispetto alla scadenza da comunicare. Ad esempio, la scadenza della rata è il giorno 15, impostando 5 giorni di preavviso, verrà inviato il 10.
Nel caso in cui si sia scelto E-mail Promemoria Rate, verrà specificato nella sezione Configurazioni Aggiuntive:
Vengono rese disponibili delle preconfigurazioni:
- Notifica ci venerdì le rate in scadenza la settimana successiva
- Notifica tutti i giorni le rate in scadenza il giorno successivo
- Notifica tutti i giorni le rate che scadono dopo 5 giorni
Si può scegliere una di questa configurazioni che comporterà la configurazione automatica dei campi successivi. Cliccando sul tasto (1) Abilita configurazione avanzata si potrà procedere a personalizzare le impostazioni:
- Si cambierà completamente l’impostazione e si potrà scegliere un’alternativa all’invio delle e-mail di promemoria tra:
- Applicazione mobile: Notifica Comunicazioni
- Applicazione Mobile: Notifica Rate
- Attivare la spunta se si vuole confermare la configurazione e procedere agli invii programmati.
- Ora dell’invio previsto.
- Scegliere i giorni in cui saranno consentiti gli invii programmati.
- Nominare la configurazione di invio prescelta.
- Quanti giorni di scarto sono da calcolare tra quanto impostato al punto 5 ed al punto 7. Ad esempio:
- programmare un invio il VENERDÌ con GIORNI PREAVVISO = 7, GIORNI SCARTO = 3 in questo modo saranno notificate il venerdì tutte le rate in scadenza la settimana successiva
- programmare un invio il TUTTI I GIORNI con GIORNI PREAVVISO = 1, GIORNI SCARTO = 1 in questo modo saranno notificate tutte le rate in scadenza il giorno successivo;
- programmare un invio il TUTTI I GIORNI con GIORNI PREAVVISO = 1, GIORNI SCARTO = 7 in questo modo saranno notificate tutte le rate in scadenza con una settimana in anticipo
- Quanti giorni comprendere nel preavviso, successivi a quanto indicato nei punti 5 e 7
- Inserire un indirizzo e-mail per l’invio solo se diverso da quello indicato in Aziende/Studi nella sezione Comunicazioni.
- Modello da utilizzare per il testo del preavviso da inviare.
Le notifiche saranno inviate all'orario selezionato (indicativamente) e genereranno una comunicazione email per tutte le anagrafiche che:
- non hanno un’esclusione impostata per il PROMEMORIA RATE (sezione comunicazioni anagrafica)
- hanno nei contatti un indirizzo EMAIL o PEC configurato per le comunicazioni (flag attivo)
- hanno rate in scadenza NON SALDATE nell'intervallo di giorni tra [DATA ESECUZIONE] + [GIORNI SCARTO] e [DATA ESECUZIONE] + [GIORNI SCARTO] + [GIORNI PREAVVISO] - 1gg.
Le comunicazioni saranno automaticamente confermate e saranno consultabili nella sezione Archivio Comunicazioni attivando il filtro Visualizza comunicazioni archiviate.