Può essere comodo collegare più anagrafiche per generarne una comune. Ad esempio moglie e marito contestatari. Se si intente procedere in tal senso, si dovrà generare una scheda per il marito Rossi ed una per la moglie Verdi, la scheda comune potrebbe essere denominata Rossi / Verdi.
Nell’anagrafica Rossi / Verdi potremo trovare i riferimenti di entrambi, ne daremo maggiori informazioni al termine del prossimo paragrafo.
Questa soluzione è adatta per le situazioni in cui i singoli proprietari chiedono il vantaggio di avere una contabilità in comune, un solo MAV o bollettino, una sola comunicazione e non conteggi separati. Conditio sine qua non per creare un gruppo è che i singoli componenti vadano d’accordo. Se qualcuno desidera che la contabilità tra comproprietari rimanga separata, le singole anagrafiche dovranno essere collegate alla stessa unità abitativa direttamente in Composizione (Generale - Immobili - Composizione).
Nella parte in alto troverai sulla destra il tasto 
, cliccandolo arriverai a questa schermata:
Vediamo quali sono i dati che si possono inserire per completare la scheda.
- Selezionare se persona fisica o giuridica. Se scegli persona giuridica, vedrai scomparire i campi 4 e 5 (nome e cognome)
- Scegli il titolo come ad esempio: egr. dott. Ing. sig. sig.ra ecc.
- Il nome che vuoi appaia in anagrafica
- Cognome
- Nome
- Codice Fiscale (inserendolo e cliccando su
“Decodifica codice fiscale” verranno automaticamente compilati i campi 8, 9, 10) - Partita IVA
- Data di nascita
- Comune di nascita
- Provincia di nascita
- Va indicato solo se il riferimento per le comunicazioni è presso un altro nominativo. Ad esempio, se scrivo Studio legale Rossi, le comunicazioni saranno inviate a nome del condomino, presso l’indirizzo dello studio legale.
- Nome della via
- Civico
- Località va indicata solo se è frazione di un Comune
- Codice di Avviamento Postale
- Comune
- Sigla della Provincia
- Nazione va indicata solo se differente dall’Italia
- Scegliere se i punti dal 11 al 18 si riferiscono alla residenza o domicilio
- Se i dati compilati dal punto 11 al punto 18 si riferiscono alla residenza, è possibile compilare anche quelli relativi al Domicilio / Sede Operativa
- Note varie per uso interno. Questo campo non viene riportato sui documenti
- Selezionare il nominativo al quale inviare i benefici fiscali derivanti dalla pratica di detrazione. Va indicato solo se differente dall’intestatario della scheda.
- Selezionare il metodo di invio documenti preferito. È possibile scegliere tra:
- Non inviare (non vuole ricevere comunicazioni)
- Posta
- PEC
- Manuale (vuole ricevere cartaceo brevi manu)
- Escludere l’anagrafica dalla produzione di bollettini o MAV. Se attivi la spunta, quando verranno creati dei MAV o bollettini per il condominio in cui questa anagrafica è inserita, per questo soggetto non verranno creati.
- Abilitare solo se l’intestatario dell’anagrafica vuole ricevere i MAV elettronici (verranno generati solo previa configurazione in Immobili - Conti Patrimoniali - Liquidità)
- Inserire i riferimenti di contatto cliccando sul tasto ＋ tra cui:
- Telefono
- Cellulare
- PEC
- Fax
- H24 (un riferimento specifico sempre raggiungibile)
- Altro (non indicato nei punti precedenti)
Inserire i riferimenti di contatto
- Indicare per le seguenti tipologie, quale tipo di canale di invio utilizzare specificatamente per:
- Convocazioni assemblee
- Emissioni rate e solleciti di pagamento
- Avvisi di sinistro
- All’abilitazione del nominativo per l’accesso sul portale web Arcadia (Generale - Immobili - Utenti portale), vedremo compilato il riferimento dell’utente, oppure se è già stato creato è possibile associarne uno differente.
Appena confermati i dati con la spunta verde in alto a destra, vedremo apparire un nuovo menù sulla sinistra. Questo ti sarà utile per integrare la scheda con nuovi dati o per creare un “gruppo”.
Selezionando Gruppo, possiamo collegare altre anagrafiche già completate. Vedremo apparire la seguente schermata:
Scopriamo quali sono i dati che è possibile impostare:
- Se i condomini desiderano ricevere una convocazione separata, attivando la spunta ogni anagrafica semplice collegata al gruppo, riceverà una dedicata. Se la spunta non è attiva, verrà inviata una sola convocazione generica per tutto il gruppo.
- Percentuale di possesso dei singoli proprietari sulla stessa unità abitativa.
- Nominativi delle anagrafiche semplici collegate al gruppo.
- Tasto che consente di aggiungere un nominativo.
- Tasto che consente di togliere il collegamento con un’anagrafica presente nel gruppo.
- Sistemi di invio differenti per diverse tipologie di comunicazioni. Ad esempio, Rossi vuole ricevere le convocazioni via PEC mentre Verdi le richiede tramite raccomandata.*
- È possibile determinare chi tra i diversi cointestatari deve detrarre o in quale quota, indipendentemente dalla percentuale di possesso. Se la detrazione deve essere generata per quota di possesso, il campo non deve essere compilato.
*Se non si indicano modalità di invio differenti, verranno utilizzate quelle impostate all’elenco precedente al punto 23.
Tornando al menù a sinistra, possiamo cliccare su Documenti
È possibile associare dei documenti ad ogni anagrafica. I documenti possono essere pubblicati sul portale web Arcadia per metterli a disposizione dei soli componendi dell’anagrafica (sono riservati a loro), oppure conservati in archivio senza pubblicarli sul portale.
Questa comoda funzione consente di archiviare documenti quali: dichiarativi, estratti rogito, certificazioni, contratti, ecc. In questo modo saranno sempre disponibili ed associati in modo corretto ai proprietari.
Rimandiamo al capitolo dedicato ai documenti condominiali le procedure per il caricamento e la pubblicazione.
Cliccando sul tasto verde SALVA MODIFICHE (in alto a destra), è possibile confermare i dati inseriti.