Un altra possibilità di pianificare il ricevimento di un alert in concomitanza con la prossima scadenza di un Documento collegato ad un Fascicolo, è data dal Tipo: Email: Fascicoli Documenti in Scadenza/Scaduti.
Prima di procedere sarà necessario indicare le date di scadenza (1) dei Documenti archiviati, e che il Tipo (2) sia stato attribuito e collegato ad un Fascicolo.
È sempre possibile aggiungere una nuova tipologia di Documento dal programma Tipi Documento.
Sarà possibile scegliere se ricevere il report prima o dopo la scadenza del Documento, attivando (o disattivando) le spunte:
- Attiva notifiche fascicoli IN SCADENZA
- Attiva notifiche fascicoli SCADUTI
Si possono ricevere entrambi gli avvisi attivando entrambe le spunte.
Per procedere, configurare (obbligatoriamente i campi contraddistinti da asterisco):
- Descrizione che si vuole attribuire al servizio.
- Scegliere il Modello da utilizzare per la comunicazione dell’alert. Se non si effettua una scelta, verrà utilizzato quello predefinito.
- Nominativo della persona che riceverà il report.
- Indirizzo e-mail a cui inviare il report.
- Indicare il numero minimo di giorni di preavviso, rispetto alla data di scadenza del Documento, prima del quale dovrà essere inviato il report.
- Indicare il numero massimo di giorni di preavviso, rispetto alla data di scadenza del Documento, prima del quale dovrà essere inviato il report.
- Indicare a cosa sono collegati i Fascicoli per i quali generare l’alert (a seconda dei profili possono non essere tutte disponibili).
- Indicare giorno della settimana ed l’ora alla quale verrà impostato l’invio dell’alert.
- Indicare il numero di giorni minimo, dopo la scadenza del Documento, dovrà essere inviato il report.
- Indicare il numero di giorni massimo, dopo la scadenza del Documento, dovrà essere inviato il report.
- Se viene attivata la spunta “Invia email a Fornitori per fascicoli con documenti scaricabili esternamente”, indicare il Modello da utilizzare per la comunicazione. Questo consentirà di inviare un’e-mail automatica al Fornitore per avvisarlo di inviare il Documento scaduto, o in scadenza, che lo riguarda.
- Se configurata, indicare la scelta delle Categorie:
- Principale
- Amministrativo
- Legale
- Manutenzioni
- Gestione Documenti
Le Categorie possono essere attribuite a Referenti Interni (Immobili/Condomini - Dati Immobile - Referenti Interni), Utenti, Fornitori, ecc.
Infine, richiamare il programma Profili autorizzazione e richiamare quello per il quale si vuole attivare la ricezione del report, attivando le spunte evidenziate:
