Portale condomini
Nel menù di sinistra selezioniamo Portale Condomini.
La prima operazione da compiere è cliccare sul tasto “Inizializza” e saranno immediatamente mostrate tutte le funzioni disponibili per il portale condomini.
- Se si utilizza un servizio di call center, può essere collegato al portale per darne i riferimenti agli utenti. Il call center è selezionabili dall’elenco fornitori.
- È possibile scegliere se gli allegati delle fatture siano disponibili sul portale (Pubblico) o non siano visibili (Privato). In entrambi i casi i dati delle fatture saranno riportati sul portale.
- Inserire gli orari di apertura e ricevimento del pubblico in studio.
- Elenco delle tipologie di documenti che possono essere visualizzati sul portale. Tutti quelli con la spunta attiva saranno accessibili, senza la spunta non compariranno nell’elenco.
- Comunicazioni - saranno riportate tutte le comunicazioni generate in Generale - Comunicazioni condomini. È sempre possibile decidere se devono essere visualizzate solo per alcuni immobili o tutti quelli gestiti. Le comunicazioni possono generare le notifiche sull’app Arcadia.
- Informazioni - vengono riportati: i dati dell’immobile (denominazione, indirizzo, codice fiscale, conto corrente), i dati dello studio (denominazione, indirizzo, e-mail, orari di apertura), i numeri utili dei fornitori che curano la manutenzione sugli impianti condominiali (devono essere associati all’impianto configurandoli in Generale - Immobili - Impianti), i referenti del condominio: amministratore (nominativo, indirizzo ed e-mail), consiglieri, custode. Inoltre possono essere visualizzati i ticket per le manutenzioni e la situazione rate del condomino.
- Documenti condominiali - saranno accessibili i documenti caricati in Generale - Immobili - Documenti che si vuole rendere disponibili a tutti i condomini del condominio.
- Documenti personali - saranno disponibili solo ad un determinato utente. In questa sezione verranno automaticamente inseriti i solleciti di pagamento delle quote condominiali.
- Fatture - sarà visibile l’elenco di tutte le fatture inserite in Arcadia. Se al punto B si è impostato “Pubblico”, saranno automaticamente disponibili anche gli allegati. Se l’amministratore ha deciso di impostare il punto B in “Privato”, potrà comunque rendere disponibili, a sua scelta, gli allegati che riterrà di pubblicare.
- Liquidità - sarà visualizzatile l’estratto conto che l’amministratore ha ottenuto tramite CBI dalla banca. La procedura di caricamento è possibile in Contabilità - Flussi CBI.
- Ticket - potranno essere visualizzati i ticket aperti per i fornitori che devono occuparti delle manutenzioni in condominio. Possono essere visualizzati da tutti i condomini o solo da quelli coinvolti nei lavori.
- Situazione rate - saranno disponibili le rate emesse, sia quelle saldate che quelle da onorare, per ogni bilancio ed i versamenti effettuati.
- Cambia immobile - la funzione consente di accedere a tutti i condomini, gestiti da amministratori Arcadia, per poter accedere ai i dati di tutte u.i. possedute.
- Situazione incassi - saranno mostrate le rate richieste a tutta la compagine condominiale, se sono state saldate, se sono stati sollecitate. Questo per tutte i bilanci registrati con Arcadia.
- Imputazione fatture - mostra su quale conto dei conti economici è stata ripartita ogni fattura registrata.
- Registro contabilità - dà accesso a tutti i movimenti contabili registrati in Arcadia. Saranno filtrabili per intervallo di date.
- Bilanci - saranno disponibili tutte le stampe, che l’amministratore ritiene opportuno pubblicare, riguardo preventivi e consuntivi. Saranno suddivise per bilancio.
- Vetrina - la sezione dedicata agli annunci dei condomini. Si invita a consultare il manuale dedicato sia per il Portale Web che per l’App Condomini per ricevere maggiori informazioni.
- Privacy - verranno pubblicate le dichiarazioni privacy generate con Arcadia, riguardanti: Conduttore, Proprietario, Videosorveglianza, ecc.
- Chat - sarà reso disponibile uno spazio nel quale i condomini potranno scambiarsi messaggi collettivi, visibili tutti gli utenti autorizzati. La chat mostrerà solo il nome dei condòmini, nessun dato personale verrà reso disponibile (come ad esempio un numero di telefono). La chat si cancella dopo un periodo limitato.
- Bollettini Rate - saranno resi disponibili i bollettini PagoPa generati da Arcadia a richiesta del saldo delle rate condominiali.
- Attivando la spunta si rende disponibile il servizio sul portale condomini, disattivandola il servizio scomparirà dal menù.
- Possibilità di scelta colore e forma dell’icona collegata al servizio.
- Selezionare tra i componenti disponibili, quelli che si desidera vengano riportati insieme a quello della sezione selezionata, sulla pagina del portale. Ad esempio, nella sezione Informazioni, possono essere visualizzati anche: Elenco rate, elenco ticket, numeri utili, call center.
- È possibile cambiare il nome della sezione.
- Selezionare i ruoli per cui rendere disponibili i dati sul portale web. Ad esempio, è possibile escludere gli inquilini dalla visualizzazione della liquidità o dalla situazione incassi. Questa possibilità garantisce il massimo rispetto della privacy.
L. Specificare il colore della della sezione presente nell’app condomini e la relativa icona. Se non verranno modificati, verranno utilizzati quelli di default.
M. Selezionare il colore della barra laterale e di quella orizzontale per caratterizzare il portale web dedicato ai condomini.
N. Scegliere la visualizzazione del layout del portale condomini potendo scegliere tra:
- Nuova Versione (v2)
- Precedente Versione (v1).
La scelta comporterà lo stesso layout per tutti i condomini, compresi quelli con una configurazione personalizzata impostata in Immobili/Condomini.
O. Scegliere quale modalità di attivazione utilizzare per creare le credenziali di accesso per i condomini, potendo scegliere tra:
- Crea direttamente gli utenti
- Richiedi verifica tramite mail
P. Inserire il link al quale sono accessibili i dichiarativi privacy generati da un sistema differente da Arcadia. Nel caso in cui i dichiarativi Privacy siano stati generati da Arcadia, il campo non deve essere compilato.
Layout
Qualunque sia la scelta del layout (v1 o v2) il portale web mostra gli stessi dettagli appena descritti ma con una veste grafica peculiare.
Si ricorda che la scelta del Layout può essere effettuata in Aziende/Studi - scegliere lo Studio - Portale Condomini - punto N (Versione Layout). La selezione varrà per il portale di tutti i condomini gestiti dalla stessa Azienda.
NB: i colori utilizzati negli esempi sono personalizzabili. Quelli mostrati sono solo conseguenza delle preferenze del Redattore.
Seguono alcuni esempi:
