Baslab

Configurare lo studio di amministrazione stabili

Subito dopo aver cliccato su Aziende / Studi, sarà sufficiente agire sul pulsante  per aprire la sezione dedicata all’inserimento di un nuovo studio. Arcadia consente di gestire contemporaneamente più studi con i relativi amministratori.

Dati azienda

Dovranno essere compilati la ragione sociale, il codice fiscale e la partita IVA.

Per comodità, suddividiamo il resto della schermata in diverse sezioni.

1) Residenza / sede legale

Andranno compilati i campi: via, civico, CAP, Comune, Provincia (sigla). Il campo “Presso” andrà compilato solo se si vuole che la sede legale dell’azienda risulti essere presso un altro nominativo. Ad esempio Studio OS presso Acme (ed a seguire l’indirizzo di Acme).

Il campo “Località” va compilato solo se la sede dello studio è sita nella frazione di un Comune.

Consigliamo di indicare la Nazione solo se diversa dall’Italia.

2) Domicilio / Sede operativa

Troveremo gli stessi campi precedenti. Dovranno essere compilati solo se l’indirizzo della sede operativa è differente da quella legale.

Sarà possibile selezionare se si desidera riportare l’indirizzo della sede legale o operativa nelle comunicazioni.

3) Configurazione banche /SEPA

Se si desidera utilizzare una configurazione unica per tutti i conti corrente dei condomini gestiti, è possibile inserirne: ABI, CAB, SIA (necessario per emettere i MAV) e CUC (necessario per predisporre i tracciati di bonifico). Questo sarà possibile nel caso in cui si disponga di un unico profilo per accedere a tutti i conti corrente.

Se non si dispone di questo servizio, non compilare i campi appena elencati.

Sono da indicare le seguenti informazioni se differenti da quelle predefinite:

• Selezionare se si desidera che i bonifici siano emessi con o senza richiesta di esito.
• Indicare se si vuole utilizzare la tipologia bancario o postale per i MAV. Quel che sarà indicato, sarà proposto come emissione predefinita, sarà possibile cambiarla ad ogni invio selezionando una tipologia differente. Per il MAV postale è necessario possedere un conto corrente postale.
• Scegliere se all’atto della generazione dei tracciati di bonifico, si desidera che venga prodotto un file per scadenza - fa tante disposizione di pagamento per condominio, per lo stesso file, in base a quante sono le fatture da pagare per quel fornitore - o uno che ne comprenda di più nello stesso file - fa una disposizione unica per condominio, per lo stesso file, per più scadenze/fatture per lo stesso fornitore.

4) Configurazione servizi esterni

Le fatture elettroniche possono essere caricate in diverse modalità. Per tutte vige la regola che contengano il codice SDI di Arcadia.

• Registrazione AUTOMATICA - le fatture saranno importate in automatico senza bisogno di altre operazioni.
• Registrazione MANUALE - le fatture saranno disponibili in Contabilità - Fatture elettroniche ma dovranno essere importate manualmente in Spese / Fatture. Finché non si procederà nel compiere questa operazione, non saranno disponibili al pagamento. Si rimanda al capitolo dedicato alle fatture per maggiori informazioni sulla procedura.
• Registrazione AUTOMATICA con PAGAMENTO - nel caso in cui si sia attivato un addebito automatico (RID, SDD) sul conto corrente, collegato ad un fornitore, la fattura verrà importata in automatico e verrà generato il relativo pagamento con data uguale a quella della fattura.

5) Configurazione stampe

Attivando la spunta si inverte il segno di stampa per i Riparti di Consuntivo e Preventivo. Arcadia prevede il segno - per i crediti ed il segno + per i debiti. La spunta disattivata manterrà questa configurazione.

6) Contatti

Cliccando sul tasto ＋ si potranno aggiungere i riferimenti di contatto dello studio. Dovrà essere selezionato il tipo (telefono, cellulare, fax, email, PEC, H24 o altro) ed il riferimento.

Le spunte su “Pubblico” e “Comunicazioni” sono sempre attive. La spunta su pubblico va inserita qualora si scelga di riportare i riferimenti di contatto sul portale web. La spunta su “Comunicazioni” indicherà quale indirizzo debbano ricevere le comunicazioni email. Sarà quindi possibile archiviare più di un indirizzo email e lasciarne solo uno (o più) attivo per la ricezione.

7) Conti correnti

Cliccando sul tasto ＋ si potranno inserire i conti correnti dello studio.

Sarà sufficiente riportare il codice IBAN e cliccare sul tasto “Decodifica IBAN” per vedere compilati tutti i campi necessari. Il codice SIA E CUC non si compileranno in automatico, vanno inseriti solo se necessari. Il codice Swift / BIC è necessario solo per i bonifici esteri.

8) Sedi

Cliccando sul tasto ＋ si potranno inserire eventuali sedi collegate allo studio principale.

Indicare tutti i riferimenti richiesti, il codice di postalizzazione va indicato solo se si utilizza questo  tipo di servizio per l’invio delle comunicazioni, in questo modo si saprà quale sede ha richiesto un invio documenti.

Comunicazioni

Nel menù di sinistra selezioniamo Comunicazioni.

1. Nello spazio “Email invio comunicazioni” dovrà essere riportato l’indirizzo email che si desidera compaia come quello che invia le comunicazioni per conto dello studio. Non servono altre configurazioni.
2. Si dovrà indicare un indirizzo per ricevere copia delle comunicazioni inviate. È una sicurezza da prendere in considerazione per avere maggiori garanzie sugli invii realmente fatti. Compilando questo campo, sarà possibile ricevere una copia delle comunicazioni inviate, con tutti gli indirizzi visibili degli altri destinatari. Si potrà in questo modo sincerarsi che l’invio comprende tutti i destinatari desiderati ed in caso di controversie, si potrà dimostrare quali sono stati gli indirizzi compresi nell’invio.
3. Cliccando sul tasto “Gestione logo” sarà possibile caricare il logo dello studio e quello che potrà apparire sull’app Condomini. Il file dovrà essere in formato immagine: JPEG, PNG, TIFF. Verrà aggiunto automaticamente a tutte le stampe che lo prevedono.
4. Se si vuole utilizzare un servizio di postalizzazione, previa attivazione del servizio presso Documenti Postali o Multidialogo, deve essere configurato come da loro indicazioni, selezionando le preferenze per:
5. fatturazione - se da gestire per Azienda (fattura per il servizio inviata allo Studio) o per Immobile (la fattura per i servizi sarà inviata al Condominio);
6. vettore - selezionare il fornitore che si occuperà della consegna (non tutti i postalizzatori sono in grado di gestire l’informazione);
7. spedizione - scegliere l’invio di preferenza;
8. tipo stampa - scegliere se Bianco/Nero o a Colori;
9. impaginazione - selezionare le le stampe dovranno essere fronte/retro o solo fronte;
10. E-mail Notifiche - l’indirizzo al quale ricevere le notifiche del postalizzatore.
11. Logo Busta - quello che dovrà apparire sulla busta contenente le comunicazioni (non tutti i postalizzatori sono in grado di gestire l’informazione).
12. Configurare l’indirizzo collegato alla postalizzazione. Quello a cui verranno consegnati i plichi nel caso in cui l’amministratore voglia inviarli personalmente.
13. Se si vuole utilizzare la PEC di studio per inviare le comunicazioni, va configurata completamente per poter ricevere le conferme di notifica e ricevimento con valore legale. Tali notifiche non saranno ricevute da Arcadia ma all’indirizzo di posta PEC.
14. Personalizzazione Indirizzi Email invio comunicazioni per Tag.

Il punto 14 consente di inviare le comunicazioni contraddistinte da un Tag specifico, utilizzando un indirizzo email particolare.

I Tag vengono attribuiti in base al programma di Arcadia che si sta utilizzando per generare la comunicazione. Ad esempio, se ci si trova in Anagrafiche, troveremo il tasto “Invia Comunicazione”; questa comunicazione riceverà il Tag “Anagrafiche”. Facendo un altro esempio, se ci troviamo nel programma Solleciti, nella sezione “Solleciti da Inviare”, troveremo il tasto Invia Solleciti”; questa comunicazione riceverà il Tag “Solleciti”. I Tag a disposizione (non modificabili) sono: 

Ad ognuno di questi può essere associata un’e-mail specifica che figurerà come indirizzo di invio. Sarà possibile indicare anche un indirizzo differente che riceverà le comunicazioni in copia. Ad esempio, si configura l’indirizzo convocazione-noreply@os-informatica.it per inviare le Convocazioni a tutti i condomini, la comunicazione può essere inviata in copia anche all’indirizzo os-amministrazioni@gmail.com, operazione che consentirà un controllo maggiore.

Gli indirizzi e-mail possono essere personalizzati anche per le Sedi.

Portale condomini

Nel menù di sinistra selezioniamo Portale Condomini.

La prima operazione da compiere è cliccare sul tasto “Inizializza” e saranno immediatamente mostrate tutte le funzioni disponibili per il portale condomini. 

1. Se si utilizza un servizio di call center, può essere collegato al portale per darne i riferimenti agli utenti. Il call center è selezionabili dall’elenco fornitori.
2. È possibile scegliere se gli allegati delle fatture siano disponibili sul portale (Pubblico) o non siano visibili (Privato). In entrambi i casi i dati delle fatture saranno riportati sul portale.
3. Inserire gli orari di apertura e ricevimento del pubblico in studio.
4. Elenco delle tipologie di documenti che possono essere visualizzati sul portale. Tutti quelli con la spunta attiva saranno accessibili, senza la spunta non compariranno nell’elenco.

1. Comunicazioni - saranno riportate tutte le comunicazioni generate in Generale - Comunicazioni condomini. È sempre possibile decidere se devono essere visualizzate solo per alcuni immobili o tutti quelli gestiti. Le comunicazioni possono generare le notifiche sull’app Arcadia.
2. Informazioni - vengono riportati: i dati dell’immobile (denominazione, indirizzo, codice fiscale, conto corrente), i dati dello studio (denominazione, indirizzo, e-mail, orari di apertura), i numeri utili dei fornitori che curano la manutenzione sugli impianti condominiali (devono essere associati all’impianto configurandoli in Generale - Immobili - Impianti), i referenti del condominio: amministratore (nominativo, indirizzo ed e-mail), consiglieri, custode. Inoltre possono essere visualizzati i ticket per le manutenzioni e la situazione rate del condomino.
3. Documenti condominiali - saranno accessibili i documenti caricati in Generale - Immobili - Documenti che si vuole rendere disponibili a tutti i condomini del condominio.
4. Documenti personali - saranno disponibili solo ad un determinato utente. In questa sezione verranno automaticamente inseriti i solleciti di pagamento delle quote condominiali.
5. Fatture - sarà visibile l’elenco di tutte le fatture inserite in Arcadia. Se al punto B si è impostato “Pubblico”, saranno automaticamente disponibili anche gli allegati. Se l’amministratore ha deciso di impostare il punto B in “Privato”, potrà comunque rendere disponibili, a sua scelta, gli allegati che riterrà di pubblicare.
6. Liquidità - sarà visualizzatile l’estratto conto che l’amministratore ha ottenuto tramite CBI dalla banca. La procedura di caricamento è possibile in Contabilità - Flussi CBI.
7. Ticket - potranno essere visualizzati i ticket aperti per i fornitori che devono occuparti delle manutenzioni in condominio. Possono essere visualizzati da tutti i condomini o solo da quelli coinvolti nei lavori.
8. Situazione rate - saranno disponibili le rate emesse, sia quelle saldate che quelle da onorare, per ogni bilancio ed i versamenti effettuati.
9. Cambia immobile - la funzione consente di accedere a tutti i condomini, gestiti da amministratori Arcadia, per poter accedere ai i dati di tutte u.i. possedute.
10. Situazione incassi - saranno mostrate le rate richieste a tutta la compagine condominiale, se sono state saldate, se sono stati sollecitate. Questo per tutte i bilanci registrati con Arcadia.
11. Imputazione fatture - mostra su quale conto dei conti economici è stata ripartita ogni fattura registrata.
12. Registro contabilità - dà accesso a tutti i movimenti contabili registrati in Arcadia. Saranno filtrabili per intervallo di date.
13. Bilanci - saranno disponibili tutte le stampe, che l’amministratore ritiene opportuno pubblicare, riguardo preventivi e consuntivi. Saranno suddivise per bilancio. 

5. Attivando la spunta si rende disponibile il servizio sul portale condomini, disattivandola il servizio scomparirà dal menù.
6. Possibilità di scelta colore e forma dell’icona collegata al servizio.
7. Selezionare tra i componenti disponibili, quelli che si desidera vengano riportati insieme a quello della sezione selezionata, sulla pagina del portale. Ad esempio, nella sezione Informazioni, possono essere visualizzati anche: Elenco rate, elenco ticket, numeri utili, call center
8. È possibile cambiare il nome della sezione.
9. Selezionare i ruoli per cui rendere disponibili i dati sul portale web. Ad esempio, è possibile escludere gli inquilini dalla visualizzazione della liquidità o dalla situazione incassi. Questa possibilità garantisce il massimo rispetto della privacy. 

Solleciti

Dal menù di sinistra selezioniamo Solleciti.

Devono essere configurati i modelli di sollecito da utilizzare, fornendo indicazioni su quale adottare ed in quale occasione. 

Per procedere cliccare sul tasto  e nella parte a destra dovranno essere inserite le seguenti indicazioni:

2. L’intervallo di solleciti per il quale adottare il modello che verrà selezionato nei punti seguenti. Nell’esempio riportato, questo modello di sollecito verrà utilizzato per il 3 ed il 4 invio.
3. Descrizione del tipo di sollecito
4. Selezionare il modello prescelto tra quelli disponibili. È possibile selezionare quello predefinito o personalizzarlo utilizzando l’editor Arcadia.
5. Se esistono più anagrafiche collegate alla stessa u.i. e si vuole mandare il sollecito solo ad una di queste, attivare la spunta indicando al punto 6 solo il ruolo per il quale inviare la richiesta. Ad esempio, attivando la spunta ed in presenza dei ruoli Proprietario ed Inquilino, verrà inviato il sollecito solo al proprietario se nella sezione 6 verrà inserito solo il ruolo Inquilino.
6. Indicare per quali ruoli si vuole inviare una copia per conoscenza del sollecito ed il modello da utilizzare.

1. Riepilogo di quanto configurato nei punti 2-6.

Documenti

In Arcadia è possibile archiviare documenti e decidere se renderli disponibili o meno sul portale condomini.

Rimandiamo al capitolo dedicato ai documenti condominiali le procedure per il caricamento e la pubblicazione.

Fiscali

Andremo a configurare le varie impostazioni che dovranno possedere i dichiarativi fiscali. I dati qui inseriti andranno a precompilare i dati di testata di CU, Quadri AC, Detrazioni fiscali.

Tali impostazioni potranno essere modificate per ogni singolo invio.

Il Tipo Fornitore 770

Il campo prevede 2 scelte:

• CAF e Commercialisti - L’amministratore si rivolge ad un intermediario per l’invio all’AdE
• Soggetti che inviano le proprie dichiarazioni - l’amministratore provvede all’invio diretto all’AdE. 

Rappresentante 770

Si potrà selezionare tra le anagrafiche censite per gli Amministratori, il nominativo che dovrà comparire come rappresentante del condominio (persona fisica) nel caso in cui Aziende/Studi siano società. Qui potremo riportare il rappresentante legale della società che si occupa di amministrazione di stabili.

Nel caso in cui lo studio sia composto da persona fisica, il campo non va compilato.

CF Commercialista

Potremo inserire il Codice Fiscale del commercialista qualora ci si avvalga del professionista come intermediario nell'invio delle dichiarazioni fiscali.

Codice Ateco

Indicare il codice (precompilato) 97.00.02 che l’AdE ha indicato come specifico per i condomini.

E-mail comunicazioni

I tracciati delle dichiarazioni fiscali richiedono l’indicazione di un indirizzo e-mail per eventuali richieste di contatto. Indicare quale si vuole venga riportato.

Configurazione Estensioni Tracciati

Se si desidera modificare l’estensione predefinita per i file dei tracciati delle dichiarazioni fiscali, indicare quale si voglia utilizzare scrivendola nel campo “Estensione". In questo modo si potranno generare tracciati secondo le specifiche necessità dei commercialisti/CAF.

Modelli

Potremo definire quali saranno i modelli che dovranno essere considerati Predefiniti. Qualora si vogliano utilizzare dei modelli personalizzati, è necessario crearli tramite Editor e caricarli in Configurazioni - Modelli.

Per quanto riguarda la Carta intestata per Azienda e Immobile, dovranno essere selezionati i modelli desiderati nel programma Aziende/Studi nella sezione Modelli e selezionare quello da utilizzare:

• Scegliere il modello di carta intestata dello studio o utilizzare quello standard. Lo standard riporta: il logo (se desiderato), la denominazione e l’indirizzo completo dello studio. Il modello di carta intestata, come per tutti gli altri modelli personalizzabili, può essere creato utilizzando l’editor Arcadia.
• Scegliere il modello di carta intestata immobile o utilizzare lo standard. Il modello standard riporta: il logo (se desiderato), la denominazione e l’indirizzo completo dello studio, la denominazione e l’indirizzo completo del condominio. Anche questo può essere personalizzato utilizzando l’editor Arcadia.

Se non si procede a tale scelta, verranno utilizzati i modelli standard.

Si rimanda a video Tutorial e sull’utilizzo dell’Editor ed alla creazione di nuovi modelli di stampa.

Altre indicazioni sono riportate nel paragrafo Modelli, in cui viene mostrato come modificare un modello di stampa già presente tra quelli personalizzati.

Studi di settore

Arcadia può fornire i dati utili per la compilazione degli Indici Sintetici di Affidabilità (ISA), eredi degli Studi di settore.

Indicando l’anno che si desidera considerare (1), saranno resi disponibili:

1. Numero dei condomini amministrati fino a 30 UI.
2. Numero dei condomini amministrati oltre le 30 UI.
3. Totale spese condominiali amministrate nell’anno considerato.
4. Totale delle spese per opere/servizi rientranti nell’ambito della gestione straordinaria.