Arcadia consente di importare automaticamente le Fatture Elettroniche transitate dallo SDI dell’Agenzia delle Entrate.
L’import prevede la comunicazione del codice SDI di Arcadia a tutti i Fornitori, questi lo dovranno inserire in Fattura al posto dei 0000000 riservati ai soggetti privi di partita IVA, come i condomini.
L’import in Arcadia non prevede alcuna azione. Tutto avviene senza un intervento manuale. Le fatture saranno disponibili a seconda delle impostazioni date in Generale - Aziende / Studi - Dati Azienda, nel campo “Configurazione Servizi Esterni”, dove si potrà indicare:
- Registrazione AUTOMATICA - le fatture saranno importate in automatico senza bisogno di altre operazioni. Verranno riportate, associate al condominio, in Spese / Fatture.
- Registrazione MANUALE - le fatture saranno disponibili in Contabilità - Fatture elettroniche ma dovranno essere importate manualmente in Spese / Fatture. Finché non si procederà nel compiere questa operazione, non saranno disponibili per il Pagamento. Si rimanda al capitolo dedicato alle Fatture per maggiori informazioni sulla procedura.
- Registrazione AUTOMATICA con PAGAMENTO - nel caso in cui si sia attivato un addebito automatico (RID, SDD) sul conto corrente, collegato ad un fornitore, la fattura verrà importata in automatico e verrà generato il relativo Pagamento con data uguale a quella della fattura.
Nell’elenco delle Fatture Elettroniche troveremo tutte quelle importate dallo SDI attraverso il codice indicato da Arcadia (contattaci per maggiori informazioni).
Le Fatture potranno presentare lo Stato:
- Nuova - la Fattura è disponibile.
- Duplicato - la Fattura Elettronica pervenuta risulta avere stesso Fornitore, Numero e Data. La Fattura non verrà riportata in Spese / Fatture.
- Scartata - presenta delle anomalie che non ne consentono la Registrazione.
- Errore - la Fattura è stata emessa omettendo dei dati essenziali (ad esempio il Codice Tributo).
- Manuale - la Fattura è stata importata ma non collegata alla contabilità di un condominio. Non sarà presente nell’elenco Spese.
- Sospesa - la Fattura è stata ricevuta ma non si vuole venga collegata alla contabilità del condominio. Non sarà presente nell’elenco Spese.
Ecco un esempio per comprendere quale può essere il motivo per cui una fattura riporta lo stato "errore". Arcadia controlla la validità dei dati presenti in fattura, non si limita ad importarli semplicemente. In questo modo l'amministratore è certo che le fatture che troverà in Spese/Fatture saranno corrette, evitando così di procedere a registrazioni che poi dovranno essere corrette.
Lo Stato può essere variato selezionando la Fattura e cliccando sul tasto Gestione > Cambia Stato (). Gli altri pulsanti disponibili ?
Il pulsante Carica Fatture - consente di importare manualmente le Fatture Elettroniche nelle estensioni previste: xml o p7m. Le Fatture possono essere contenute in cartelle compresse.
Le Fatture elettroniche possono contenere la veste grafica decisa dal Fornitore o generarne una riportante i dati su un format di Arcadia.
Selezioniamo le Fatture in Stato Nuova e clicchiamo sul tasto Registra Fatture, in questo modo verranno associate alla contabilità del condominio e saranno disponibili in Spese / Fatture. Questa operazione viene eseguita in automatico ma si può anticipare manualmente e genererà il numero di protocollo.