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Una volta creata la struttura, è possibile collegare le UI a delle anagrafiche.

Sarà possibile modificare il collegamento tra UI ed anagrafiche solo fino a che non saranno presenti dei movimenti contabili come ad esempio, incassi, addebiti personali, trasferimenti di conguagli.

Se si vuole modificare una composizione “movimentata”, sarà necessario cancellare i movimenti associati o procedere ad effettuare un subentro.

Il subentro può essere effettuato anche dalla Composizione selezionando il nominativo del nuovo condomino e cliccando su Subentra (6). Si aprirà in automatico la funzione dedicata ai Subentri ed a cui si rimanda la descrizione al capitolo dedicato.

Anche in questo caso andranno compilati tutti i dati evidenziati dall’asterisco *. Le colonne visualizzate potranno costituire un raggruppamento trascinandone l’intestazione nello spazio contraddistinto dalla scritta Trascina qui l’intestazione di una colonna per raggrupparla (F). Possono essere selezionate più colonne per generare altrettanti raggruppamenti di visualizzazione.

Oltre a questa comoda funzione è possibile utilizzare i seguenti filtri per ottenere: 

1. Impostare i raggruppamenti di Scala ed Edificio creati in Struttura per visualizzare esclusivamente le unità correlate.
2. Selezionare un bilancio per visualizzare la composizione specifica se è stato creato con una composizione personalizzata.
3. Indicazione se l’Anagrafica è residente presso l’Immobile.

4. Impostare le date per visualizzare solo le composizioni presenti in questo intervallo di tempo.
5. Impostare il ruolo da visualizzare.
6. Trascinare l’intestazione della colonna che si vuole raggruppare nella visualizzazione.

Cliccando sul tasto + (5) si potrà procedere al collegamento tra anagrafica ed UI, andando a specificare:

7. Il codice e descrizione della UI.
8. Data di ingresso dell’anagrafica. La data va impostata solo per la prima volta, le successive prenderanno la stessa indicazione.
9. Selezionare l’anagrafica. Nel caso non sia ancora stata censita, è possibile crearne una nuova cliccando sul link “+ Inserisci nuova Anagrafica” o se già collegata, è possibile richiamarne la scheda cliccando su “? Vai all’Anagrafica selezionata”. Se l’anagrafica è già collegata ed è stata movimentata contabilmente, verrà riportata la dicitura “Sono presenti emissioni di rate per la composizione. Anagrafica non modificabile”. Se si crea un’anagrafica dalla composizione tramite il tasto +, verrà compilato in automatico l’indirizzo di residenza con i dati del condominio.

I campi seguenti dovrebbero essere configurati come se si prevedesse di ripartire le spese tra un inquilino ed un proprietario, o ad esempio tra un nudo proprietario ed un usufruttuario. In questo modo se dovesse nascere questa esigenza, si troverà già tutto configurato in modo corretto.

12. Impostare la percentuale di Spese Conduzione. Ad esempio, nel caso di un Proprietario sarà 0, di un Inquilino sarà 100, di un Proprietario/Inquinino (ovvero un proprietario che abita nell’appartamento di sua proprietà) sarà 100.
13. Impostare la percentuale di Spese Proprietà. Ad esempio, nel caso di un Proprietario sarà 100,  di un Inquilino sarà 0, di un Proprietario/Inquilino sarà 100.
14. Impostare la percentuale di Spese straordinarie. Attribuirle a chi sarà chiamato a pagarle qualora ci siano.
15. Indicare un nominativo nel caso in cui il proprietario desideri che nei riparti venga riportato un nominativo diverso dal suo. Ad esempio, se si desidera che nel riparto appaia il nome del proprietario e non dell’inquilino anche se sarà quest’ultimo ad essere chiamato a partecipare ad una certa spesa.
16. Indicare un Codice Raggruppamento (si consiglia di adottare quello dell’unità) per evitare che MAV e bollettini vengano accorpati sull’anagrafica. Ad esempio, Mario possiede 3 appartamenti. Accorpando per nominativo, riceverebbe un solo MAV/bollettino con la somma degli importi conteggiati per le 3 unità. Indicando un codice nel campo “P” su una unità, questa non verrà accorpata insieme alle altre 2. In sostanza, Mario riceverà 2 MAV/bollettini di cui uno riporterà la somma degli importi previsti per le 2 unità senza Codice Raggruppamento.
17. Dopo aver cliccato sul  indicare la quota del Ruolo. Ad esempio, nel caso di comproprietà, si avranno più anagrafiche collegate alla stessa unità. Nel caso la comproprietà tra due persone sia equamente condivisa, si indicherà 50 per ognuno.
18. Selezionare il ruolo come da anagrafe condominiale. Se il ruolo non è previsto nelle impostazioni di default, è possibile crearlo in Configurazione - Ruoli. Sono possibili casi in cui una stessa persona sia contemporaneamente Usufruttuaria e Nuda Proprietaria per una certa quota. Andranno indicati tutti i ruoli rappresentati come richiesto dall’art. 1130 comma 6:

“L'amministratore, oltre a quanto previsto dall'articolo 1129 e dalle vigenti disposizioni di legge, deve:

6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.”

Oltre a queste indicazioni, saranno disponibili i tasti per:

1. Inviare comunicazioni a tutte le anagrafiche selezionate.
2. Stampe per generare Elenco Composizioni o Anagrafe condominiale.
3. Importa consente di importare o esportare un file che comprende le composizioni. La funzione è interessante per i passaggi di consegne tra amministratori Arcadia.
4. Selezionare le unità per quelle Anagrafiche di cui si voglia venga attribuito l’indirizzo di residenza uguale a quello impostato per il Condominio. Tale impostazione sarà possibile solo per le Anagrafiche contrassegnate come Residente.
5. Verifica Composizione consente di rilevare eventuali anomalie. Ad esempio la mancanza del raggiungimento della percentuale del 100% su Spese di Conduzione o Proprietà o errori sulle date di ingresso o uscita. Se si desidera che l’unità non generi l’avviso dovuto ad anomalie nelle percentuali di Condizione - Proprietà - Straordinarie, attivare il flag “Escludi da verifiche percentuali composizioni” nella scheda della UI in Struttura.
6. Selezionare le UI e cliccare sul tasto Attiva Res. Immobile per quelle che si vuole contraddistinguere come Residenti.
7. Tasto per collegare le Anagrafiche con le UI.
8. Selezionare le UI oggetto di un Subentro. Verrà aperta la configurazione del Subentro con i dati del condomino uscente già configurati.

Alcuni esempi di stampe Composizioni e Registro Anagrafe