Potremo fare una serie di emissioni rate all’interno del Bilancio. Arcadia consente di preparare e confermare più preventivi, sia per avere più proposte da sottoporre all’assemblea, che per richiedere importi superiori al preventivato, creando un nuovo preventivo in aggiunta al precedente.
Per iniziare cliccare sul tasto + Nuovo Preventivo apparirà un popup e dovremo decidere la descrizione della nuova emissione rate. Dopo averla confermata, avremo questa schermata:
Una volta impostato ed elaborato il preventivo (vedi punti successivi), avremo nella sezione Rate da Calcolare, gli importi totali per ogni data di emissione. Potremo selezionare quelle da confermare e cliccando sul tasto Conferma Rate (a), sarà possibile registrarne gli Incassi e/o emettere i Bollettini.
Le rate confermate passeranno nella sezione Rate Confermate. Qui potremo togliere la conferma e renderle nuovamente elaborabili cliccando sul tasto Annulla Rate (b).
Potremo anche modificare la descrizione o la data di scadenza delle rate confermate cliccando sul tasto Modifica Scadenza Rate (c) ed impostarne manualmente il valore.
In ultimo, qualora le rate confermate siano state parzialmente o totalmente incassate, non sono annullabili a meno che non si clicchi sul tasto Sgancia Versamenti (d). In questo modo potremo modificare tutti gli Incassi collegati alle rate confermate in tipologia “Acconto” e così, sarà possibile Annullare o rielaborare la rata. Una volta Confermata, sarà possibile ricollegare gli Incassi alla rata.
Come procedere ad elaborare un Preventivo
Riassumiamo le procedure per la creazione di un Preventivo. Maggiori dettagli saranno disponibili nei paragrafi successivi.
- Impostare i Parametri Generali (A);
- Inserire gli Importi per ogni sottoconto (B):
- Elaborare le rate in Piano Rate (E);
- Confermare le rate (a).
Solo una volta confermate le rate sarà possibile procedere a registrare gli Incassi o emettere Bollettini/MAV.
Parametri Generali (A)
Qui imposteremo le caratteristiche che vogliamo assuma il preventivo
- Decidere il tipo di emissione scegliendo tra:
- Acconto - sono le rate da richiedere prima del Preventivo. Le rate di Acconto saranno comprese nel Preventivo;
- Preventivo - è l’impostazione di default;
- Straordinaria - sono le rate da richiedere dopo aver già creato delle rate di Preventivo. Le rate Straordinarie non saranno comprese nel Preventivo;
- La descrizione verrà riportata da come impostata nel popup. È possibile modificarla;
- Numero dei decimali da utilizzare nelle rate da generare. Ad esempio, indicando 2 avremo 0,00;
- Indicare un importo minimo per la rate, al di sotto di questo valore non verranno create rate. Ad esempio, impostando 3, se venisse creata una rata da 2,5€, non verrà generata. Lasciare zero se si vuole creare rate anche da pochi centesimi;
- Attivare la spunta se si desidera escludere i conguagli dal calcolo delle rate;
- Decidere con quale criterio dovrà essere ripartito il saldo a credito:
- Scalare - verrà utilizzato per saldare tutte le rate fino ad esaurimento;
- Parti Uguali - se verranno emesse 4 rate, verrà diviso in 4 parti e scalerà in egual misura le rate del Preventivo;
- Pro Quota - verrà suddiviso come indicato nelle quote con le quali verranno generate le rate;
- Decidere con quale criterio il conguaglio a debito dovrà essere ripartito:
- Parti Uguali - se verranno emesse 4 rate, verrà diviso in 4 parti e sarà sommato in egual misura alle rate del Preventivo;
- Pro Quota - verrà suddiviso come indicato nelle quote con le quali verranno generate le rate;
- Cliccare su Inizializza per determinare la Configurazione Rapida Rate:
- Indicare il numero delle rate che si vogliono creare.
- Indicare la data di scadenza della prima rata.
- Impostare l’intervallo con cui creare le rate successive.
- Impostare l’ordine di grandezza da considerare come intervallo tra una rata e le successive scegliendo tra:
- Mesi;
- Giorni.
Ad esempio, si vogliono creare 3 rate con un intervallo di 2 mesi a partire dal primo gennaio, dovremo impostare: 3 - 01/01 - 2 - Mesi
Selezionando “Copia configurazione da altro preventivo”, si dovrà scegliere l’impostazione di un preventivo precedente e verranno riproposta la stessa configurazione delle rate (numero rate, scadenza, descrizione).
- Se vogliamo copiare l’impostazione di un altro preventivo già creato con Arcadia, cliccando sul tasto Copia Rata dovremo selezionare tra quelle disponibili, quale copiare:
- Attivare se si desidera non venga arrotondato il valore del saldo iniziale.
- Segui le informazioni contenute nel paragrafo Fatture.
- Attivare se si desidera creare rate negative.
Confermando le scelta fatte, avremo una situazione di questo tipo:
- Ordinamento delle rate, sarà quello che verrà riportato nel piano rate;
- Scadenza di ogni rata come creato dalle impostazioni in Configurazione Rapida Rate (punto 8 precedente);
- Considerando 100 il preventivo, il valore indicato riporta la percentuale attribuita ad ogni rata. Ad esempio, nel caso in cui il Preventivo preveda 4 rate, la quota di ognuna sarà il 25%. L’importo della Quota può essere modificato manualmente, la somma delle quote di tutte le rate dovrà essere 100;
- Descrizione della rata. A seconda delle impostazioni di stampa, il nome della rata potrebbe essere riportato sul Prospetto Rate;
- Importo complessivo della rata. All’inizio sarà zero. Il campo sarà valorizzato solo dopo elaborazione;
- Arrivare la spunta sulle rate su cui si vuole riportare il conguaglio a debito. Attivando la spunta su un’unica rata, sarà sommato solo a quella. Se si attiva la spunta su più di una rata, il conguaglio a debito sarà suddiviso come impostato al precedente punto 7;
- Attivare la spunta su tutte le rate qualora si voglia che il conguaglio a credito sia ripartito come impostato al precedente punto 6. Ad esempio se si è scelto Scalare, attivando la spunta su tutte le rate, questo andrà a saldare la prima rata, se è ancora sufficiente scalerà anche la seconda fino ad esaurimento;
- Qualora si sia impostato un valore diverso da 2 al precedente punto 3, attivare la spunta su una rata sulla quale saranno sommati gli arrotondamenti generati.
Salva i parametri prima delle successive impostazioni
Importi Preventivo (B)
La seconda operazione da compiere è inserire gli importi per ogni sottoconto. La schermata riporta i Conti Economici standard o come impostati nei Bilanci in cui sono stati configurati Conti nella tipologia Personalizzato.
Per ogni sottoconto impostare un valore. Sarà possibile aggiungere una descrizione che apparirà nella stampa Rendiconto. Il mastro riporterà la somma dei valori inseriti nei sottoconti.
Qualora si voglia ripartire solo un importo in base ad una tabella millesimale, sarà sufficiente impostare il valore su un sottoconto appartenente al mastro che ha quella tabella millesimale associata. In questo caso si sconsiglia la stampa del Rendiconto perché verrebbe riportata solo una voce.
Cliccando su Salva Importi si confermeranno i dati inseriti.
Cliccando sul tasto Copia da potremo ricopiare gli importi già inseriti per un altro Preventivo o Consuntivo.
Verrà presentata una schermata su cui dovremo:
- Selezionare un Preventivo (o Consuntivo) appartenente allo stesso condominio ma da qualsiasi altro Bilancio.
- Inserire la percentuale di incremento sugli importi provenienti da altro Preventivo (o Consuntivo). Ad esempio, su un sottoconto di altro Preventivo era riportato un importo di 1000, se si indicherà un incremento del 10%, il nuovo Preventivo considererà l’importo di 1100. Se si lascia 0, non ci saranno incrementi e sarà copiato con gli stessi importi.
- Cliccare il tasto Aggiorna per importare il Preventivo (o Consuntivo) selezionato al punto A, considerato l’incremento impostato al punto B.
- I valori importati potranno essere modificati manualmente.
Se i Conti Economici del Preventivo (o Consuntivo) copiato e quelli del Bilancio su cui copiarlo differiscono, saranno copiati solo quelli in comune.
Cliccando su Conferma avremo i nuovi importi sul Preventivo.
Spese Personali Preventivo (D)
Qualora si voglia attribuire addebiti o accrediti (più raro) sul Preventivo, si clicchi sul tasto 
e selezionare:
- Selezionare un sottoconto appartenente ad un mastro che abbia come criterio di riparto Spese Personali.
- Inserire l’importo. Nel caso si tratti di un accredito, il valore dovrà essere negativo.
- Selezionare un’Anagrafica collegata alla Composizione delle UI.
- Inserire la descrizione della spesa personale.
Cliccando su Salva Importi abbiamo confermato le Spese Personali.
Piano Rate Preventivo (E)
Troveremo le rate generate con le impostazioni date al punto A e gli importi inseriti in B e D. Cliccando sul tasto Avvia Elaborazione Arcadia crea le rate con questo sistema, visualizzando i passaggi in un log che non dovrà essere interrotto fino a che riporterà la scritta COMPLETATO!:
Totale degli importi del Preventivo A + Conguagli B = Totale Preventivo C
Totale Preventivo C - Rate di Acconto già emesse D = Rate da emettere E
Rate da emettere E / numero di rate del preventivo = Importi rete F su cui sarà riportato il conguaglio a debito (nell’esempio è stato riportato sulla prima rata).
Cliccando sul tasto Dettagli (il dato diventa verde) saranno visibili gli importi delle Rate di Acconto e dei Conguagli. Cliccando nuovamente su Dettagli (il tasto diventerà nero), saranno visibili solo il Totale Preventivo e le Rate generate.
I singoli importi potranno essere modificati manualmente semplicemente cliccando sul valore da cambiare. L’operazione genera un salvataggio automatico. Ogni ulteriore clic sul tasto Avvia Elaborazione cancella la modifica manuale. Si possono modificare solo le rate non confermate.
Riparto Preventivo (F)
Verranno mostrati come gli importi (B) sono stati ripartiti in base alle tabelle millesimali collegate ai mastri dei Conti Economici. Le voci riportate sono di sola consultazione.
È possibile evidenziare alcune voci cliccando sui tasti:
- Mastro - mostra solo i mastri
- Conto - mostra tutti i conti ed esclude i mastri
- Totale - mostra la somma degli importi attribuiti a: Conduzione - Ordinarie - Straordinarie - Personali
- Conduzione - mostra solo gli importi per la Conduzione
- Ordinarie - mostra solo gli importi ripartiti per le Ordinarie
- Straordinarie - mostra solo gli importi ripartiti per le Straordinarie
- Personali - mostra solo gli importi per le spese Personali
Cliccando sul tasto questo cambia il colore per evidenziare quali dati sono mostrati.
Criteri Preventivo (G)
Vengono riportate le tabelle millesimali utilizzate per ripartire gli importi del Preventivo e la loro tipologia. Le voci riportate sono di sola consultazione.
Ripartizioni Preventivo (H)
Sono mostrati gli importi ripartiti per ogni Anagrafica facente parte la Composizione, le caratteristiche della Composizione, ovvero come sono state distribuite le percentuali di Conduzione, Proprietà e Straordinarie ed infine, come sono state distribuite le percentuali di Conduzione, Proprietà e Straordinarie sui mastri e sottoconti.
Le voci sono solo di consultazione.
Verranno mostrati i millesimi imputati ad ogni Anagrafica e gli importi attribuiti sulla base degli importi preventivati.
Ecco l’aspetto che ne deriva:
Stampe Preventivo (I)
Sono disponibili 4 stampe per il preventivo: Rendiconto, Riparto, Riparto per Anagrafica e Confronto Fasi. Ogni stampa prodotta può essere archiviata o sovrascrivere la precedente (attivando la spunta su Archivia versione precedente). Le stampe archiviate sono disponibili per essere allegate nelle comunicazioni con la funzione Aggiungi Documento da Bilanci.
Per quanto riguarda il modello di stampa per Rendiconto, Confronto Fasi e Riparto per Anagrafica, sono personalizzabili utilizzando l’Editor Arcadia.
Le stampe possono essere rese disponibili su portale web e app dedicata ai condomini.
Per creare una stampa, cliccare su Stampe e selezionare quella desiderata.
La stampa del Riparto è quella che offre maggiori possibilità di settaggio, le stesse che troveremo disponibili per altre tipologie:
- Attivare la spunta se si desidera riportare il nome dell’Amministratore.
- Attivare la spunta se si desidera riportare anche le Composizioni che non hanno attribuzioni di spesa.
- Attivare la spunta se si desidera riportare gli arrotondamenti.ù
- Selezionare la preferenza per la descrizione unità:
- Normale - riporta la descrizione impostata in Struttura.
- Descrizione e Interno - riporta la descrizione impostata in Struttura e sotto di questa i dati catastali.
- Selezionare la preferenza sulla visualizzazione dei Saldi tra:
- Compatta
- Estesa
- Dettagliata
- Selezionare la preferenza per l’accorpamento tra:
- Non Accorpare
- UI e Anagrafica - mostra le anagrafiche presenti su tutte le UI.
- Anagrafica - unisce la contabilità sotto la stessa Anagrafica. Ad esempio, Rossi ha 10 UI, verrà stampata una sola riga per Rossi che somma la contabilità delle 10 UI.
- Selezionare quali colonne riportare scegliendo tra:
- Mastro
- Conto
- Selezionare quale parte del condominio riportare sulla stampa. È possibile riprendere Edifici, Scale e Raggruppamenti.
- Selezionare il conto corrente da riportare sulla stampa.
- Attivare la spunta se si desidera che la stampa sia aggiunta alle precedenti. La spunta disattivata fa sovrascrivere la stampa alla precedente archiviata. Ogni stampa può essere cancellata cliccando sul tasto
. - Le sezioni che compongono il riparto sono riportate in sequenza. Può capitare che l’intestazione di una sia a cavallo di 2 pagine. Attivando la spunta ogni intestazione di una nuova sezione sarà riportata su una nuova pagina.
- È possibile rinominare il nome della stampa, facendo apparire una dicitura personalizzata.
- Se la spunta è attiva verrà riportata la firma dell’amministratore. Per caricare la firma richiamare il programma Amministratori e cliccare sul tasto Gestione firma .
- Inserire il titolo che si vuole visualizzare in stampa sopra il nominativo o la firma dell’Amministratore.
- Scegliere tra:
- Normale - vengono riportati gli importi ripartiti in euro in alto, i millesimi in basso
- Millesimi - i millesimi saranno riportati accanto agli importi ripartiti in Euro
- Sezione millesimi unità - per ogni unità verranno create 2 righe, la prima riporta dati catastali e millesimi, la seconda riporta il nome del condomino e l’importo ripartito.
- Scegliere tra:
- Senza decimali (arrotondamento all’euro)
- 2 decimali (arrotondamento al centesimo)
- Scegliere tra:
- Senza decimali - i millesimi saranno riportati arrotondati all’unità (1)
- 2 decimali - i millesimi saranno riportati arrotondati alla seconda cifra (1,23)
- 4 decimali - i millesimi saranno riportati arrotondati alla quarta cifra (1,2345)
- Scegliere se riportare (SÌ) o non riportare (NO) il codice UI.
- Scegliere se si vuole aggiungere una colonna che riporti i valori attribuiti a:
- Spese di Conduzione
- Spese Ordinarie (Proprietà)
- Spese Straordinarie
Saranno riportate le voci come configurate nelle percentuali attribuite nei Conti Economici.
- Disattivare la spunta se si desidera compaiano anche le righe corrispondenti ad anagrafiche alle quali non risultano attribuite spese (righe a zero).
I settaggi impostati possono essere salvati e resi disponibili per le stampe successive. Per procedere, una volta impostati i settaggi, cliccare sulla ⭐️, verranno così salvati e resi disponibili per le stampe successive.
Stampa Prospetto Rate
È possibile procedere ad una selezione specifica delle voci che dovranno essere riportate nel Prospetto Rate.
- Selezionare tra:
- Data - verrà riportata la data di scadenza della rata;
- Descrizione - verrà riportato il nome della rata;
- N.Rata - Data e Quota: verrà riportata, il numero della rata, la data di scadenza della rata e la quota del preventivo richiesta su tale rata.
- Verranno riportati i versamenti in acconto che saranno utilizzati per decrementare gli importi delle rate.
- Verrà riportato solo il residuo, al netto dei Versamenti in Acconto.
Per i punti B e C: saranno conteggiati solo se si deciderà di utilizzare i versamenti in Acconto sulle rate di Preventivo (vedi paragrafo successivo).
Tutte le voci non dettagliate sono state descritte all’inizio del paragrafo.
Conferma Rate Preventivo
Una volta che le rate sono state approvate, è necessario confermarle per poter procedere all’emissione di Bollettini (e/o MAV) e registrarne gli incassi.
Dovremo selezionare le rate da confermare e cliccare sul tasto Conferma Rate (B). Vedremo che passeranno dalla riga Rate da Calcolare a quella Rate Confermate (10).
Dopo questa azione non potranno più essere modificate.
Se sono presenti degli Incassi in Acconto (ovvero non collegati ad una specifica rata), potranno essere utilizzati per ridurre l’importo del Bollettino / MAV da generare. In questo caso, all’atto della conferma di una rata, Arcadia proporrà questo popup:
Cliccando su Conferma si utilizzeranno collegandoli alla rata confermata. Se si clicca su Annulla, gli Incassi in Acconto rimarranno disponibili.