Sei appena stato nominato amministratore di un nuovo condominio, ora ne devi prendere le redini ma per fortuna puoi contare su Arcadia per gestirlo in modo efficiente e corretto.
Vediamo quali sono le prime operazioni da compiere, l’ordine corretto per eseguirle ed i dati necessari per avviarne il primo bilancio.
I dati iniziali necessari
Cominciamo con i dati necessari da possedere per inizializzare il condominio. Tutti gli altri saranno integrabili nel tempo, ovviamente non oltre la chiusura del primo consuntivo.
Per iniziare avrai bisogno di:
- Nome e cognome di tutti i proprietari ed altre figure presenti nell’anagrafe condominiale, come ad esempio: nudi proprietari, usufruttuari. Inquilini, comodatari ed altri ruoli, possono essere inseriti in seguito
- Codice Fiscale del condominio
- Indirizzo e denominazione del condominio
- Come è strutturato il condominio, ovvero da quante unità è costituito e come sono suddivise (edifici, scale, civici, ecc.)
- Quali sono le anagrafiche associate alle unità abitative
- Tabelle millesimali
- Piano dei conti*
*Il piano dei conti potrebbe dover essere uguale alle precedenti gestioni, in questo caso si devono ricevere le indicazioni su come comporlo. Nel caso in cui si possa procedere a costituirne uno differente dai precedenti, si potrà procedere in tal senso.
Senza i dati elencati, non sarà possibile procedere alla costituzione del condominio. Solitamente sono quelli compresi nel passaggio di consegne o alla nomina del primo amministratore da parte del costruttore.
Cominciamo ad inserire i dati riferiti ai condòmini. All’inizio avrai bisogno solo di un nominativo, tutti gli altri particolari come riferimenti di contatto, anagrafiche collegate o indirizzi, possono essere integrati successivamente.
Inserimento delle anagrafiche
Dal menù principale seleziona il programma Anagrafiche, lo troverai nella sezione GENERALE
Si aprirà immediatamente la finestra dedicata alla composizione dell’anagrafica.
Per Arcadia le anagrafiche dei condomini possono essere di 2 tipi:
- Semplice
- Gruppo
Anagrafica semplice
Questa tipologia è realizzata per collegare un solo nominativo all’unità abitativa. Diamo nel punto seguente esaustiva descrizione sulla modalità di composizione.
Anagrafica Gruppo
Può essere comodo collegare più anagrafiche per generarne una comune. Ad esempio moglie e marito contestatari. Se si intente procedere in tal senso, si dovrà generare una scheda per il marito Rossi ed una per la moglie Verdi, la scheda comune potrebbe essere denominata Rossi / Verdi.
Nell’anagrafica Rossi / Verdi potremo trovare i riferimenti di entrambi, ne daremo maggiori informazioni al termine del prossimo paragrafo.
Questa soluzione è adatta per le situazioni in cui i singoli proprietari chiedono il vantaggio di avere una contabilità in comune, un solo MAV o bollettino, una sola comunicazione e non conteggi separati. Conditio sine qua non per creare un gruppo è che i singoli componenti vadano d’accordo. Se qualcuno desidera che la contabilità tra comproprietari rimanga separata, le singole anagrafiche dovranno essere collegate alla stessa unità abitativa direttamente in Composizione (Generale - Immobili - Composizione).
Nella parte in alto troverai sulla destra il tasto 
, cliccandolo arriverai a questa schermata ?
Vediamo quali sono i dati che si possono inserire per completare la scheda.
- Selezionare se persona fisica o giuridica. Se scegli persona giuridica, vedrai scomparire i campi 4 e 5 (nome e cognome)
- Scegli il titolo come ad esempio: egr. dott. Ing. sig. sig.ra ecc.
- Il nome che vuoi appaia in anagrafica
- Cognome
- Nome
- Codice Fiscale (inserendolo e cliccando su
“Decodifica codice fiscale” verranno automaticamente compilati i campi 8, 9, 10) - Partita IVA
- Data di nascita
- Comune di nascita
- Provincia di nascita
- Va indicato solo se il riferimento per le comunicazioni è presso un altro nominativo. Ad esempio, se scrivo Studio legale Rossi, le comunicazioni saranno inviate a nome del condomino, presso l’indirizzo dello studio legale.
- Nome della via
- Civico
- Località va indicata solo se è frazione di un Comune
- Codice di Avviamento Postale
- Comune
- Sigla della Provincia
- Nazione va indicata solo se differente dall’Italia
- Scegliere se i punti dal 11 al 18 si riferiscono alla residenza o domicilio
- Se i dati compilati dal punto 11 al punto 18 si riferiscono alla residenza, è possibile compilare anche quelli relativi al Domicilio / Sede Operativa
- Note varie per uso interno. Questo campo non viene riportato sui documenti
- Selezionare il nominativo al quale inviare i benefici fiscali derivanti dalla pratica di detrazione. Va indicato solo se differente dall’intestatario della scheda.
- Selezionare il metodo di invio documenti preferito. È possibile scegliere tra:
- Non inviare (non vuole ricevere comunicazioni)
- Posta
- PEC
- Manuale (vuole ricevere cartaceo brevi manu)
- Escludere l’anagrafica dalla produzione di bollettini o MAV. Se attivi la spunta, quando verranno creati dei MAV o bollettini per il condominio in cui questa anagrafica è inserita, per questo soggetto non verranno creati.
- Abilitare solo se l’intestatario dell’anagrafica vuole ricevere i MAV elettronici (verranno generati solo previa configurazione in Immobili - Conti Patrimoniali - Liquidità)
- Inserire i riferimenti di contatto cliccando sul tasto ＋ tra cui:
- Telefono
- Cellulare
- PEC
- Fax
- H24 (un riferimento specifico sempre raggiungibile)
- Altro (non indicato nei punti precedenti)
Inserire i riferimenti di contatto
- Indicare per le seguenti tipologie, quale tipo di canale di invio utilizzare specificatamente per:
- Convocazioni assemblee
- Emissioni rate e solleciti di pagamento
- Avvisi di sinistro
- All’abilitazione del nominativo per l’accesso sul portale web Arcadia (Generale - Immobili - Utenti portale), vedremo compilato il riferimento dell’utente, oppure se è già stato creato è possibile associarne uno differente.
- Indicare quale tipo di invio utilizzare tra: Posta 1, Posta 4, Raccomandata, Raccomandata A/R, Raccomandata 1, Raccomandata 1 A/R. Per utilizzare queste tipologie, è necessario configurare la Postalizzazione.
- Attivare la spunta nel caso in cui il condomino abbia autorizzato il ricevimento delle convocazioni all’assemblea o del verbale tramite e-mail. La preferenza sarà riportata anche nelle comunicazioni.
Appena confermati i dati con la spunta verde in alto a destra, vedremo apparire un nuovo menù sulla sinistra. Questo ti sarà utile per integrare la scheda con nuovi dati o per creare un “gruppo”.
Selezionando Gruppo, possiamo collegare altre anagrafiche già completate. Vedremo apparire la seguente schermata ?
Scopriamo quali sono i dati che è possibile impostare:
- Se i condomini desiderano ricevere una convocazione separata, attivando la spunta ogni anagrafica semplice collegata al gruppo, riceverà una dedicata. Se la spunta non è attiva, verrà inviata una sola convocazione generica per tutto il gruppo.
- Percentuale di possesso dei singoli proprietari sulla stessa unità abitativa.
- Nominativi delle anagrafiche semplici collegate al gruppo.
- Tasto che consente di aggiungere un nominativo.
- Tasto che consente di togliere il collegamento con un’anagrafica presente nel gruppo.
- Sistemi di invio differenti per diverse tipologie di comunicazioni. Ad esempio, Rossi vuole ricevere le convocazioni via PEC mentre Verdi le richiede tramite raccomandata.*
- È possibile determinare chi tra i diversi cointestatari deve detrarre o in quale quota, indipendentemente dalla percentuale di possesso. Se la detrazione deve essere generata per quota di possesso, il campo non deve essere compilato.
*Se non si indicano modalità di invio differenti, verranno utilizzate quelle impostate all’elenco precedente al punto 23.
Tornando al menù a sinistra, possiamo cliccare su Documenti
È possibile associare dei documenti ad ogni anagrafica. I documenti possono essere pubblicati sul portale web Arcadia per metterli a disposizione dei soli componendi dell’anagrafica (sono riservati a loro), oppure conservati in archivio senza pubblicarli sul portale.
Questa comoda funzione consente di archiviare documenti quali: dichiarativi, estratti rogito, certificazioni, contratti, ecc. In questo modo saranno sempre disponibili ed associati in modo corretto ai proprietari.
Rimandiamo al capitolo dedicato ai documenti condominiali le procedure per il caricamento e la pubblicazione.
Cliccando sul tasto verde SALVA MODIFICHE (in alto a destra), è possibile confermare i dati inseriti.
Creare il condominio e la struttura
Dopo aver composto le Anagrafiche dei condòmini, dovremo comporre il Condominio inserendo i Dati Immobile. Dovremo essere in possesso dei dati essenziali per poter salvare le impostazioni, contraddistinti dai campi con l’asterisco *.
Generare tabelle Millesimali
Generato l’Immobile, dovremo dedicarci alle tabelle Millesimali. Dovremo impostare una data per le tabelle che sia coerente con quella di entrata dei condomini, consigliamo di impostare come data comune per le tabelle Millesimali, la Composizione ed il Bilancio Iniziale, il giorno precedente l’inizio del Bilancio da gestire con Arcadia.
Ad esempio, la gestione del condominio inizia il 1 gennaio, il nuovo amministratore è stato nominato a marzo, consigliamo di utilizzare come data il 31 dicembre.
Compilare la Composizione
Ora passiamo ad associare le Anagrafiche gruppo o singola all’unità abitativa, generando così la Composizione.
È importante associare alle UI i nominativi corretti. Fino a che non verranno collegati a Rate o Incassi sarà possibile modificarli, se esiste una movimentazione contabili si potranno sostituire solo tramite Subentro.
Piano dei Conti
Per poter registrare le Fatture e procedere alle ripartizioni, abbiamo bisogno di comporre i Conti Economici. Dovranno essere suddivisi per Mastri e Conti. Il Mastro impone il criterio di ripartizione (Millesimi o Consumi).
Si consiglia di prevedere dei Conti con criterio Spese Personali per poter gestire gli addebiti o accrediti personali.
Conto corrente del condominio
Dovremo indicare qual è il conto corrente del condominio, impostandolo tra i Conti Patrimoniali. Anche qui dovranno essere compilati obbligatoriamente i campi con l’asterisco *. I codici CUC e SIA possono essere inseriti successivamente.
Bilancio Iniziale
Per stabilire con quali importi dovrà cominciare il primo Bilancio, dovremo compilare i conguagli dei condomini, i saldi di conti corrente e fondi, eventuali sospesi tra gestioni. Tutto questo potrà essere inserito configurando il Bilancio Iniziale.
Ad esempio, potranno essere inserite le Fatture consuntivate dal precedente Amministratore e rimaste non saldate (entreranno in Stato Patrimoniale come Debiti vs Fornitori).
Primo Bilancio
Inseriti i dati e configurate le sezioni descritte, potremo gestire il primo Bilancio con Arcadia. Una volta censiti i Fornitori, potremo registrare le Fatture, creare Preventivi e Rate, procedere agli Incassi ed insomma, gestire in tutto e per tutto il condominio.